PENERAPAN AMS (APLIKASI MANAJEMEN SURAT) SEBAGAI SISTEM OTOMASI ARSIP PERSURATAN DI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TENGAH DAN DIY AREA YOGYAKARTA

DHANIA AGUSTINA E, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Sistem otomasi arsip persuratan yang diterapkan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta menggunakan AMS (Aplikasi Manajemen Surat). AMS berbasis website yang mempermudah dalam pengelolaan arsipnya. AMS mampu melakukan pengelolaan arsip berupa surat masuk, surat keluar, nota dinas, surat bentuk khusus, dan produk hukum. Selain itu, AMS dapat mengelola informasi kode masalah, informasi data penggguna, dan menemukan kenembali arsip dengan cepat, mudah, dan akurat. AMS membutuhkan SDM pelaksana, peralatan pendukung berupa seperangkat komputer dan scanner, serta jaringan internet. Metode pengumpulan data menggunakan observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipasi dilakukan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta untuk mengetahui penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) sebagai sistem otomasi arsip persuratan. Wawancara adalah tanya jawab dengan narasumber yang berkompenten sesuai tema penulisan tugas akhir. Studi pustaka adalah pengambilan materi dari literatur yaitu konsep, teori, dan gagasan mengenai sistem otomasi kearsipan. Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta sudah baik. Penerapan AMS didukung dengan SDM yang berkompeten dan peralatan yang sudah memadai. Meskipun masih terdapat kendala yang menghambat pengoperasian AMS.

Automated record correspondence system which is applied in PT PLN (Persero) Distribution Central Java and Yogyakarta Areas of Yogyakarta is AMS (Application Management Letter). It based on websites that is used to manage correspondence records, such as incoming mails, outgoing mails, memos, letters specific forms, and legal products. In other hand, AMS can manage information of problem codes, information of user data, and retrieval records quickly, easily, and accurately. AMS requires human resources executive, support’s equipment such as a computer and scanner, and internet networks. The data collecting methods used participatory observation, interview, and literature study. Participatory observation was held in PT PLN (Persero) Distribution Central Java and Yogyakarta Areas of Yogyakarta to find out the implementation of AMS as automated record correspondence system. Interview was direct question and answer about AMS with the competent of informan. The literature study is taking material from the literature such as the concepts, theories, and ideas about automated record system. Implementation of AMS (Application Management Letters) as Automated record correspondence system in PT PLN (Persero) Distribution Central Java and Yogyakarta Areas of Yogyakarta has been good. The AMS is supported by competent human resources and adequate’s equipment. Although there are still obstacles that hinder the AMS operation.

Kata Kunci : sistem otomasi, arsip, persuratan, AMS