Pemeliharaan Arsip Administrasi Pernikahan dan Akta Nikah di Kantor Urusan Agama Godean

Zufar Ahmad Qoffan, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2026 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini bertujuan untuk mengetahui pemeliharaan arsip administrasi pernikahan dan akta nikah di Kantor Urusan Agama Godean. Analisis dilakukan dengan menggunakan teori pemeliharaan arsip Read, J., & Ginn, M. L. yang meliputi tiga kunci pemeliharaan arsip, yaitu penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, dan perlindungan arsip. Penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif studi kasus dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi non-partisipan, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Observasi non-partisipan dilakukan untuk mengetahui kondisi pemeliharaan arsip administrasi pernikahan dan akta nikah di Kantor Urusan Agama Godean tanpa berpartisipasi secara langsung dalam kegiatan tersebut. Wawancara dilakukan terhadap tiga narasumber yang memiliki keterlibatan terhadap arsip administrasi pernikahan dan akta nikah. Dokumentasi digunakan untuk memperlihatkan secara nyata kondisi yang terjadi di lapangan. Studi pustaka digunakan untuk memperoleh landasan teoritis yang didapatkan melalui buku, jurnal penelitian, dan peraturan baik berbentuk cetak maupun elektornik dari berbagai sumber pencarian, seperti Google, Google Schohlar, Perpustakaan UGM, dan sumber lainnya.

Temuan di lapangan menunjukkan, Kantor Urusan Agama Godean telah menjalankan pemeliharaan arsip administrasi pernikahan dan akta nikah yang meliputi penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, dan perlindungan arsip. Penyimpanan arsip dilakukan dengan sistem kronologis dan disimpan di ruang penyimpanan arsip. Keberhasilan dalam penemuan kembali dipengaruhi oleh sistem penyimpanan yang digunakan oleh kantor Urusan Agama Godean. Perlindunagn arsip dilakukan dalam bentuk perlindungan fisik dan perlindungan non fisik. Namun masih terdapat kendala dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip administrasi pernikahan dan akta nikah. Kendala tersebut yaitu belum memadahinya sarana prasarana yang dimiliki, adanya kondisi arsip yang mengalamai kerusakan, ruang penyimpanan arsip yang telah penuh dan lembab, serta belum adanya daftar arsip bagi arsip administrasi pernikahan dan akta nikah. Temuan kendala yang terjadi tersebut perlu untuk diperbaiki. Melalu saran yang diberikan, diharapkan dapat digunakan sebagai sarana perbaikan bagi Kantor Urusan Agama Godean.

This final project aims to examine the maintenance of marriage administration records and marriage certificate at the Kantor Urusan Agama Godean. The analysis was conducted using the records maintenance theory developed by Read, J., & Ginn, M. L., which encompasses three key aspects of records maintenance: record storage, record retrieval, and record protection. This research was conducted using a qualitative case study method with data collection techniques including non-participant observation, interviews, documentation, and literature review. Non-participant observation was conducted to identify the conditions of the maintenance of marriage administration records and marriage certificate at the Kantor Urusan Agama Godean without directly participating in the activities. Interviews were conducted with three informants involved in the management of marriage administration records and marriage certificate. Documentation was used to visually demonstrate the actual conditions observed in the field. Literature review was used to obtain a theoretical foundation derived from books, research journals, and regulations both in print and electronic formats from various search sources, such as Google, Google Scholar, the UGM Library, and other sources.

Results from the field indicate that the Kantor Urusan Agama Godean faces challenges in maintenance of marriages administration records and marriage certificate, including records storage, records retrieval, and records protection. Record storage is organized chronologically and kept in the records center. The success of record retrieval depends on the storage system used by the Kantor Urusan Agama Godean. Records are protected through both physical and non-physical protection. These problems include inadequate facilities and infrastructure, damaged records, a storage room that is full and damp, and the absence of an inventory records for marriage administration records and marriage certificate. These identified issues need to be addressed. It is hoped that the recommendations provided can serve as a basis for improvements at the Kantor Urusan Agama Godean.

Kata Kunci : Pemeliharaan Arsip, Arsip Administrasi Pernikahan, Arsip Akta Nikah, Kantor urusan Agama Godean