ANALISIS PEMBERKASAN ARSIP KEUANGAN TERHADAP KEMUDAHAN TEMU KEMBALI ARSIP DI BADAN PENGATUR HILIR MINYAK DAN GAS BUMI

Jesica Citra Lestari, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Setiap aktivitas di lembaga pemerintah tak terlepas dari informasi, termasuk informasi yang tercermin melalui arsip keuangan. Arsip ini tak hanya menjadi bukti pertanggungjawaban, tetapi juga mendukung kelancaran operasional dan fungsi instansi. Badan Pengatur Hilir Minyak dan Gas Bumi (BPH Migas) menjadi salah satu instansi yang menunjukkan kepedulian tinggi terhadap pengelolaan arsip, khususnya arsip keuangan. Penelitian ini mengangkat bagaimana sistem pemberkasan arsip keuangan di BPH Migas mampu menunjang kemudahan dalam proses temu kembali arsip. Pendekatan kualitatif deskriptif dipilih dalam menganalisis pemberkasan arsip keuangan terhadap kemudahan temu kembali arsip di BPH Migas. Data diperoleh melalui teknik pengumpulan data wawancara, observasi langsung dan partisipatif, serta studi pustaka. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemberkasan arsip dilakukan melalui tahapan pemeriksaan, digitalisasi, penomoran, pencatatan dalam Excel, hingga penyimpanan fisik. Sistem pemberkasan yang dibangun bersifat tertib dan efisien, serta disesuaikan dengan kebutuhan internal lembaga. Proses temu kembali dilakukan secara sistematis dengan memanfaatkan penomoran folder, penataan rak, dan pencatatan digital, sehingga memungkinkan pencarian arsip keuangan di BPH Migas telah mendukung kemudahan temu kembali arsip serta memperkuat layanan informasi dan pemanfaatan arsip di BPH Migas.

Every activity within a government institution is inseparable from information, including information reflected through financial records. These records serve not only as proof of accountability but also as support for the institution's operational flow and functions. The Downstream Oil and Gas Regulatory Agency (BPH Migas) is one og the institutions that demonstrates a strong commitment to records management, particularly in handling financial archives. This research explores how the financial filing system at BPH Migas supports the ease of records retrieval. A descriptive qualitative approach was chosen to analyze the financial filing practices and their influence on retrieval processes. Data were collected through interviews, direct and participatory observation, and literature study. The findings show that the filing process involves several stages: review and verification, digitalization, numbering, recording in Excel, and physical storage. The established system is orderly and efficient, tailored to meet the internal needs of the institution. Retrieval is carried out systematically through folder numbering, shelf organization, and digital recording, allowing for fast and accurate access to archives. Overall, the financial records filing system at BPH Migas supports efficient retrieval and strengthens information services and the use of archives.

Kata Kunci : Pemberkasan Arsip, Arsip Keuangan, Temu Kembali Arsip / Records Filing, Financial Records, Records Retrieval