Analisis Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Pengawasan Sistem Kearsipan Internal di Pemerintah Daerah Kota Pekalongan

VANIA KHUSNUL KHOTIMAH, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

    Tujuan proyek akhir ini yaitu untuk menganalisis dan mendeskripsikan prosedur pengawasan sistem kearsipan internal yang dilaksanakan di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Pekalongan serta menganalisis aspek pengelolaan arsip dinamis dalam pengawasan sistem kearsipan internal. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Data diperoleh dengan empat teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Observasi yang dilaksanakan terdiri dari observasi partisipasi pasif dan partisipasi moderat. Wawancara dilaksanakan secara terstruktur dan tidak terstruktur. Dokumentasi sebagai penunjang kebenaran data hasil wawancara dan observasi berupa LAKI, ASKI, dan foto kegiatan pelaksanaan pengawasan sistem kearsipan internal di Pemerintah Daerah Kota Pekalongan. Studi Pustaka yaitu membaca dan mengkaji bahan pustaka meliputi buku, jurnal, tugas akhir, dan peraturan yang terkait dengan tema Proyek Akhir.

    Hasil dari penelitian ini adalah pelaksanaan pengawasan sistem kearsipan internal dengan dua bentuk kegiatan yaitu audit dan monitoring yang keduanya termasuk dalam audit kepatuhan. Aspek pengelolaan arsip dinamis di Pemerintah Daerah Kota Pekalongan belum sepenuhnya dapat merepresentasikan fokus dari setiap daur hidup arsip yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Cakupan penilaian dalam indikator pengelolaan arsip dinamis dalam instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal dapat diperluas kembali, sehingga indikator tersebut dapat menunjukkan keefektifan pengawasan dan pemberian rekomendasi yang tepat untuk setiap organisasi perangkat daerah.

    The purpose of final project is to analysis and describe the internal archival system controlling procedures at the Pekalongan City Government and analysis of records management aspects in internal archival system controlling. This research uses a qualitative case study method. Data were obtained using four data collection techniques, observation, interviews, documentation, and literature study. The observations by passive participation observation and moderate participation. Interviews were structured and unstructured. Documentation to support the accuracy of data from interviews and observation in the form of LAKI, ASKI, and photos of internal archival system controlling activities at the Pekalongan City Government. Literature study is understanding and reviewing library materials which includes books, journals, final assignments, and regulations that related to the Final Project theme.

    The results of this research are the implementation of internal archival system controlling with two forms of activities, namely auditing and monitoring, both of which are include in compliance audit. The records management aspects in internal archival system controlling at the Pekalongan City Government has not fully represented the focus of each records management, for example creation, use, maintenance, and disposition. The scope of records management aspects in the Internal Archival System Audit instrument can be expanded again, so that these indicators can show the effectiveness of supervision and provide appropriate recommendations for each regional apparatus organization.

Kata Kunci : Pengawasan Sistem Kearsipan Internal, Audit, Monitoring, Pengelolaan Arsip Dinamis, Records Managements, Internal Archival System Controlling