Analisis Penerapan Sistem Elektronik Manajemen Arsip (SEMAR) dalam Penataan dan Pendeskripsian Arsip Dinamis Inaktif pada Balai Kekarantinaan Kesehatan Yogyakarta

FARAH ZAYYINAH FAIQOTULHIMMAH, Irfan Rizky Darajat, S.I.P., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini berfokus pada penerapan Sistem Elektronik Manajemen Arsip (SEMAR) sebagai sistem informasi kearsipan dalam penataan dan deskripsi arsip dinamis inaktif pada Balai Kekarantinaan Kesehatan Yogyakarta. Penulisan proyek akhir ini bertujuan untuk mengetahui analisis penerapan SEMAR pada penataan dan deskripsi untuk keperluan temu kembali arsip dinamis inaktif. Analisis dilakukan dengan berdasarkan enam aspek Information Systems Success Model DeLone dan McLean yang terdiri dari kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, penggunaan, kepuasan pengguna, serta manfaat bersih.  Proyek akhir ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Pengumpulan data dilaksanakan melalui observasi partisipasi dengan mengamati dan terlibat langsung pada kegiatan penataan dan deskripsi arsip dinamis inaktif, wawancara semi terstruktur, serta studi pustaka dengan membaca dan mengkaji sumber ilmiah yang relevan dengan tema proyek akhir. Teknik analisis data dilaksanakan dengan proses reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. 

Hasil proyek akhir ini ditemukan bahwa SEMAR telah diterapkan dalam proses penataan dan deskripsi untuk keperluan temu kembali meskipun masih terdapat beberapa hal yang perlu ditingkatkan. Kualitas sistem dan informasi yang dihasilkan sudah cukup memadai. Kualitas layanan juga telah terbilang memuaskan. Penggunaan sistem dan kepuasan pengguna yang bersifat positif turut berkontribusi pada manfaat bersih yang diperoleh organisasi, seperti peningkatan kinerja. Keterkaitan antaraspek menunjukkan bahwa kualitas sistem dan kualitas informasi turut berdampak pada kepuasan dan penggunaan sistem. Kepuasan pengguna yang tinggi serta didukung oleh layanan berkualitas menghasilkan manfaat bersih yang positif. Guna memastikan operasionalisasi SEMAR dalam jangka panjang, direkomendasikan agar organisasi melakukan pembaruan rutin, meningkatkan proteksi keamanan, dan melengkapi data yang belum optimal. 

This final project focuses on the application of the Sistem Elektronik Manajemen Arsip (SEMAR) as an archival information system in arrangement and description records at the Yogyakarta Health Quarantine Office. The writing of this final project aims to determine the analysis of the application of SEMAR in arranging and describing for the purpose of retrieving records. The analysis was carried out based on six aspects of the DeLone and McLean Information System Success Model consisting of system quality, information quality, service quality, usage, user satisfaction, and net benefits. This final project is qualitative research with a case study method. Data collection was carried out through participant observation by observing and being directly involved in the arranging and description of record activities, semi-structured interviews, and literature study by reading and reviewing scientific sources relevant to the theme of the final project. Data analysis techniques was carried out by the process of data reduction, data presentation, and conclusion drawing. 

The results of this final project found that SEMAR has been applied in the arranging and description process for retrieval purposes although there are still some things that need to be improved. The quality of the system and the information produced is adequate. The quality of service has also been satisfactory. Positive system usage and user satisfaction contribute to the net benefits obtained by the organization, such as improved performance. The relationship between aspects shows that system quality and information quality also have an impact on system satisfaction and use. High user satisfaction supported by quality services results in positive net benefits. To ensure the long-term operationalization of SEMAR, it is recommended that organizations conduct regular updates, improve security protection, and complete data that is not optimal. 

Kata Kunci : Sistem Informasi Kearsipan, Arsip Dinamis Inaktif, Information Systems Success Model DeLone dan McLean