Analisis Pengembangan Records Center Di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Nganjuk

NOVI KARTIKA SARI, Faizatush Sholikhah., S.Sos., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis pengembangan records center pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Nganjuk. Analisis pengembangan ini dilakukan dalam upaya peningkatan kualitas records center agar terciptanya ruang penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar minimal records center. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan proyek akhir ini yaitu, wawancara, observasi partisipatif, dan studi dokumen. Wawancara dilakukan dengan tanya jawab kepada beberapa narasumber yang memiliki peran penting dalam pengelolaan records center. Observasi partisipatif dilakukan dengan ikutserta dalam proses pengelolaan arsip dan melakukan pengamatan secara langsung terkait kondisi dan sarana prasarana yang ada pada records center. Kemudian studi dokumen dilakukan dengan membaca dan mengkaji sumber-sumber ilmiah dan dokumentasi mengenai tema proyek akhir.

Berdasarkan hasil analisis ditemukan bahwa records center Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Nganjuk memerlukan pengembangan dengan melakukan penataan ulang records center. Pengembangan records center dilakukan dengan berdasarkan beberapa aspek, yaitu analisis lokasi, struktur fisik bangunan, kebutuhan ruang, tata ruang/layout, keamanan dan keselamatan arsip, sarana records center, jumlah kebutuhan sarana, dan sumber daya manusia kearsipan. Adapun faktor penghambat yang ditemui dalam pengembangan records center, antara lain kurangnya kualitas dan kuantitas sumber daya manusia, kurangnya pemeliharaan terhadap arsip dinamis inaktif, dan kurangnya pemeliharaan terhadap sarana dan prasarana yang ada dalam records center Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Nganjuk.

This final project aims to describe and analyze the development of the records center at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Nganjuk. The analysis focuses on improving the quality of the records center to meet the minimum standards for records storage facilities. This research employs a descriptive qualitative methodology through a case study approach. The data collection methods utilized in this project include interviews, participatory observation, and document studies. Interviews were conducted through question-and-answer sessions with several key informants that are participated in the management of the records center. Participatory observation was done with direct participation in the records management process and direct observation of the conditions and facilities of the records center. Document analysis were carried out by reading and reviewing scientific sources and documentation relevant to the focus of the project.

The analysis revealed that the records center at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Nganjuk requires rearrangement for its further development. The envisioned records center is planned as an on-site records center. This development is based on several aspects specifically site assessment, physical structure of the building, spatial requirements and layout, archival safety and security, records center amenities, quantity of required facilities, and archival human resources. Inhibiting factors encountered in the development of the records center include inadequate quality and quantity of archival human resources personnel, insufficient maintenance of inactive dynamic archives, and inadequate maintenance for the facilities and infrastructure at  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Nganjuk

Kata Kunci : Pengembangan, Records Center, Arsip Dinamis Inaktif