PERENCANAAN RECORDS CENTER SEBAGAI UPAYA PERLINDUNGAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA KANTOR KESEHATAN PELABUHAN YOGYAKARTA

Desi Fitriani Sukur, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini dilatar belakangi oleh Kantor Kesehatan Pelabuhan Yogyakarta yang belum memiliki records center sehingga terdapat probabilitas arsip dinamis inaktif akan rusak, kacau, dan hilang.  Penelitian ini bertujuan untuk membuat perencanaan records center bagi Kantor Kesehatan Pelabuhan Yogyakarta sehingga tercipta perlindungan arsip dinamis inaktif milik Kantor Kesehatan Pelabuhan Yogyakarta. 

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan pengumpulan data metode observasi partisipatif, wawancara mendalam, studi dokumentasi, dan studi pustaka. Hasilnya adalah sebuah perencanaan records center yang ideal sesuai dengan sumber daya yang dimiliki oleh Kantor Kesehatan Pelabuhan Yogyakarta sehingga mudah untuk diimplementasikan. 

Perencanaaan records center ini terjadi karena keterbatasan lahan, sementara volume arsip yang dimiliki akan terus bertumbuh dan dengan adanya gedung hibah menjadi peluang bagi Kantor Kesehatan Pelabuhan Yogyakarta untuk membuat records center. Perencanaan records center Kantor Kesehatan Pelabuhan Yogyakarta memanfaatkan ruangan di lantai dua gedung hibah dari BBTKLPP Yogyakarta. Dalam records center yang ideal terdapat ruang referensi, ruang transit, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang arsip vital, serta ruang penyusutan dan ruang fumigasi. Ruangan-ruangan tersebut harus difasilitasi oleh berbagai macam sarana records center yang dapat memaksimalkan pemanfaatan records center dan pengelolaan arsip dinamis inaktif KKP Yogyakarta. 

Namun, dalam melakukan perencanaan records center bagi Kantor Kesehatan Pelabuhan Yogyakarta terdapat kendala yang ditemukan seperti kurangnya SDM, ketidaksesuaian implementasi tugas pokok dan fungsi arsiparis, kurangnya kompetensi pemberkasan dan penyimpanan arsip dinamis aktif pada unit pengolah, ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif yang berada di lantai dua, dan kondisi lingkungan records center yang memiliki probabilitas tinggi akan adanya hama dan serangga yang dapat merusak arsip. 

This final project was done at the Yogyakarta Port Health Office, which currently does not have a records center resulting in a probability of inactive records getting damaged, immanaged, and lost. This research aims to make records center planning for the Yogyakarta Port Health Office to create protection for their inactive records.

This research used a qualitative approach by implementing participatory observation, in-depth interviews, documentation study, and literature review. The result showed an ideal records center plan that aligns with the resources of the Yogyakarta Port Health Office, ensuring ease of implementation. 

Due to limited space, the volume of records continues to grow. With the availability of a donated building, there is an opportunity for the Yogyakarta Port Health Office to establish a records center. The planning utilizes the second-floor space of the donated building from BBTKLPP Yogyakarta. In the ideal records center, there are spaces for reference, transit, processing, storage, vital records, as well as depreciation and fumigation rooms. These rooms should be equipped with various records center facilities to maximize the utilization and management of inactive records.

However, in planning the records center, obstacles were found such as a lack of human resources, discrepancies in implementing the duties and functions of archivists and records manager, insufficient competence in filing and storing active records within the processing unit, storage space for inactive records located on the second floor, and environmental conditions in the records center that pose a high probability of pest and insect damage to the archives.

Kata Kunci : Perencanaan, Records Center, Perlindungan, Arsip Dinamis Inaktif