Peran Penataan Arsip Dinamis Inaktif dalam Mendukung Aktivitas Organisasi di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri

SONIA PUTRI P, Waluyo, S.S., M.Hum.

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Proyek akhir ini menjelaskan mengenai peran penataan arsip dinamis inaktif di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Proyek akhir ini bertujuan untuk menjelaskan pelaksanaan prosedur penataan arsip dinamis inaktif, peran arsip inaktif dalam aktivitas organisasi, dan kendala yang dialami dalam penataan arsip inaktif di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Penelitian proyek akhir ini menggunakan metode pengumpulan data observasi, wawancara dan studi pustaka. Observasi dilaksanakan selama satu bulan di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Wawancara digunakan untuk mengumpulkan informasi yang akurat dari narasumber. Buku, e-journal, tugas akhir, dan peraturan perundang-undangan digunakan untuk studi pustaka. Kesimpulan dari proyek akhir ini adalah bahwa penataan arsip dinamis inaktif harus dilaksanakan di UNISKA Kediri karena masih banyak yang belum menyadari terhadap pentingnya arsip sehingga diperlukan adanya penataan. Selain itu, banyak arsip yang masih menumpuk di unit pengolah dan kondisi arsip dalam keadaan tidak teratur, belum tertata dalam suatu sistem tertentu. Pelaksanaan penataan arsip dinamis inaktif di UNISKA Kediri belum dilaksanakan dengan maksimal dan baik. Sehingga dilaksanakan tahapan penataan arsip inaktif terdiri dari pemilahan arsip, klasifikasi arsip berdasarkan unit pengolah, pemberkasan arsip dan pendeskripsian arsip, pemberian nomor dan pembungkusan arsip, penataan dan penyimpanan arsip ke dalam boks, serta pemberian label pada boks. Kendala yang dihadapi dalam penataan arsip inaktif di UNISKA Kediri diantaranya kurangnya SDM di bidang kearsipan, persiapan kuantitas sarana yang masih kurang dan sarana prasarana di record center juga kurang memadai.

This final project describe the role of inactive records arrangement at the Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. This final project aims to explain the implementation of procedures for structuring incative records, the role of incative records in organizational activities and the obstacles experienced in arrangement inactive records at the Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. This final project research uses data collection methods of observation, interviews, and literature study. Observations were carried out for one month at the Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Interviews are used to collect accurate information from sources. Books, e-journals, final assignments, and laws and regulations are used for the literature study. The conclusion of this final project is that the arrangement of inactive records must be carried out at UNISKA Kediri because there are still many who not realize the importance of inactive records so that an arrangement is needed. In addition, many record are still piled up in the processing unit and the condition of the records is in an irregular state, not yet arranged in a certain system. The implementation of the arrangement of inactive record at UNISKA Kediri has not been carried out optimally and well. So that the stages of structuring inactive record consist of sorting records, classifying record based on processing units, filing record and describing record, numbering and wrapping record, structuring and storing record into boxes, and labeling boxes. Constraints faced in in the arrangement inactive records at UNISKA Kediri, include the lack of human resources in the record field, the preparation of the quantity of facilities that are still lacking and the infrastructure facilities in the record center is also inadequate.

Kata Kunci : Peran, Penataan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Organisasi