ANALISIS SWOT TERHADAP LAYANAN DAN JASA KEARSIPAN DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI BANTEN

QONITA AZZAHRA, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2021 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek Akhir ini memaparkan tentang jenis kegiatan layanan dan jasa kearsipan dan sarana dan prasarana penunjang layanan dan jasa kearsipan. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan terhadap layanan dan jasa kearsipan. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian Proyek Akhir ini terdiri dari tiga metode, meliputi observasi lapangan, wawancara, dan studi pustaka. Observasi lapangan dan wawancara dilakukan saat di organisasi tempat penelitian untuk mendapatkan data primer. Observasi merupakan kegiatan pengamatan terhadap layanan kearsipan yang ada di DPK Provinsi Banten. Wawancara merupakan kegiatan pemaparan beberapa pertanyaan kepada narasumber secara langsung untuk mendapatkan informasi yang akurat. Adapun studi pustaka dilaksanakan dengan cara mencari sumber referensi yang berkaitan dengan tema penelitian berupa buku, peraturan perundang-undangan, peraturan gubernur dan jurnal. Terdapat dua hasil penelitian, pertama adalah pembahasan jenis layanan dan jasa arsip yang dilakukan oleh DPK terdiri dari akuisisi arsip, digitalisasi arsip, gerakan informasi arsip keliling, display arsip foto, konsultasi kearsipan. Kedua analisis SWOT berupa kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan. Kekuatan DPK Provinsi Banten yaitu kebutuhan SDM dan penggunaan teknologi. Kelemahan yaitu pemanfaatan media sosial dan user interface pada website yang belum maksimal. Peluang berupa jaringan kerjasama dengan ANRI untuk integrasi sistem, dan tantangan yaitu tentang perubahan perilaku pengguna yang menuntut akses informasi secara cepat. Penelitian ini memberikan lima poin strategi rekomendasi sebagai saran terhadap layanan dan jasa kearsipan yang baik dapat dan terbagi ke dalam tiga jangka waktu pelaksanaan. Penerapan strategi tersebut dapat memberikan persepsi yang baik dari masyarakat.

This final project describes the types of archival service and assistance as well as facilities and infrastructure supporting services. This study aims to identify strengths, weakness opportunities, and challenges to archival services and assistances. The data collection method used in this final project research consists of three methods, namely field observations, interviews, and literature studies. Field observations and interviews were conducted at the research institution to obtain primary data. Observation is an activity of observing archival services at DPK. Interview is an activity of exposing several questions to informants directly to get accurate information. The literature study is carried out by looking for reference sources related to the research theme in the form of books, laws and regulations, governor regulations, and journals. There are two research results, namely the first is a discussion of the types of archival services and assistances carried out by DPK Provinsi Banten consisting of archives acquisition, archives digitization, mobile archives information movement, photo archive display, and archives consultation. The second SWOT analysis is in the form of strengths, weaknesses, opportunities and challenges. The strength of DPK Provinsi Banten is the need for human resources and the use of technology. The weakness is that the use of social media and the user interface on the website has not been maximized. Opportunities are in the form of cooperation networks with ANRI for system integration, and challenges regarding changes in user behavior that demand quick access to information. This study provides five points of recommendation strategy as suggestions for good archiving services and assistances that can be divided into three implementation periods. The implementation of these strategies can provide a good perception of the community.

Kata Kunci : Analisis SWOT, Layanan dan Jasa Kearsipan, DPK Provinsi Banten