FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT: STUDI LITERATUR

DEWI JAMILATUN N, M. Syairaji, S.K.M., M.P.H.

2021 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang: Penyimpanan rekam medis dilakukan ketika rekam medis kembali ke unit rekam medis setelah pasien pulang. Rekam medis rawat jalan harus kembali unit rekam medis secara lengkap dan benar sebelum berakhirnya jam kerja, sedangkan rekam medis rawat inap paling lambat 2x24 jam setelah pasien keluar. Tingkat keterlambatan pengembalian rekam medis di rumah sakit pada penelitian-penelitian sebelumnya masih tinggi. Hal tersebut dapat mengakibatkan dampak yang signifikan pada pelayanan rekam medis dan mempengaruhi mutu pelayanan di rumah sakit. Tujuan: Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis di rumah sakit berdasarkan faktor 5M (Man, Money, Material, Machine, dan Method). Metode: Penelitian ini menggunakan metode literature review, teknik pengambilan data menggunakan analisis masalah PICO, pencarian literatur pada database dengan kata kunci, dan seleksi literatur berdasarkan kriteria inklusi dan eksklusi. Hasil: Berdasarkan literature review dari 27 jurnal didapatkan bahwa keterlambatan pengembalian rekam medis di rumah sakit dari faktor man adalah pendidikan terakhir, lama kerja, kurangnya kedisiplinan, dan tingginya beban kerja. Penyebab dari faktor money adalah belum tersedianya dana untuk memberikan reward dan belum tersedianya dana untuk pengelolaan rekam medis. Penyebab dari faktor material adalah penggunaan buku ekspedisi. Penyebab faktor machine adalah SIMRS yang sering error serta penggunaan fasilitas telepon dan komputer yang masih digunakan bersama dengan bagian lain. Penyebab dari faktor method adalah belum terdapat kebijakan reward dan punishment, SOP pengembalian rekam medis tidak dijalankan dengan baik, kurangnya sosialisasi SOP, ketidaklengkapan isi SOP, dan tidak adanya SOP di unit-unit terkait. Kesimpulan: Keterlambatan pengembalian rekam medis di rumah sakit dapat disebabkan oleh faktor 5M.

Background: Storage of medical records is carried out when the medical records return to the medical record unit after the patient is discharged. Outpatient medical records must return to the medical record unit completely and correctly before the end of working hours, while inpatient medical records are no later than 2x24 hours after the patient is discharged. The rate of delay in returning medical records to the hospital in previous studies was still high. This can have a significant impact on medical record services and affect the quality of services in the hospital. Objective: To find out the factors that cause delays in returning medical records to the hospital based on the 5M factors (Man, Money, Material, Machine, and Method). Methods: This study used a literature review method, data collection techniques used PICO problem analysis, literature searches on the database with keywords, and literature selection based on inclusion and exclusion criteria. Results: Based on a literature review of 27 journals, it was found that the delay in returning medical records in hospital from man factors was the latest education, length of work, lack of discipline, and high workload. The cause of the money factor is the unavailability of funds for medical record management and provide rewards. The cause of material factors is the use of expedition books. The causes of the machine factor are SIMRS which often has errors and the use of telephone and computer facilities which are still shared with other departments. The causes of the method factor are the absence of reward and punishment policy, the not properly implemented SOP for returning medical records, the lack of SOP socialization, the incomplete contents of the SOP, and the absence of SOP in the related units. Conclusion: The delay in returning medical records to the hospital can be caused by the 5M factors.

Kata Kunci : pengembalian rekam medis, keterlambatan, faktor penyebab