Layanan dan Akses Arsip Dinamis Aktif Bagian Kepegawaian di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan

DANANG KUKUH P, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Pada tugas akhir ini, penulis membahas mengenai Layanan dan Akses Arsip Dinamis Aktif di Bagian Kepegawaian Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. Arsip dinamis aktif adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, dan organisasi. Layanan arsip adalah wadah yang memberikan akses kepada pengguna arsip maupun public untuk mendapatkan informasi guna kepentingan individu, kepentingan organisasi, penelitian dan ilmu pengetahuan. Akses arsip adalah meminta izin untuk mencari dan mengambil informasi untuk penggunaan konsultasi atau refrensi dalam batasan yang sudah ditetapkan secara hukum, privasi, kerahasiaan, dan keamanan. Objek penelitian pada penulisan tugas akhir ini adalah arsip dinamis aktif di bagian kepegawaian yaitu arsip tentang surat keterangan, arsip cuti pegawai, arsip penilaian prestasi kerja, nota dinas kepegawaian, arsip kenaikan gaji berkala, dan arsip surat dari kementerian. Metode dalam penelitian ini yaitu observasi partisipatif, studi pustaka, wawancara dan dokumentasi. Dalam penelitian ini ditemukan fakta bahwa Layanan, Akses, dan Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Kepegawaian Kemenko Polhukam belum terlaksana dengan baik karena belum terciptanya program yang tercantum dalam standar kerja institusi, sehingga institusi memerlukan rancangan program layanan dan akses arsip dinamis aktif dengan memperhatikan aspek kondisi dan lokasi penyimpanan, sarana prasarana pengelolaan serta upaya akses dan pengamanan arsip dinamis aktif yang tepat sesuai dengan kondisi dan permasalahan yang ada.

In this final project, the author examines Records Services and Access in Sections Coordinating the Ministry of Political, Legal and Security Affairs. Active archive is collected information that is frequently used to support the implementation activities of agencies, institutions and organizations. The records service is a container that offers access to archives and to public users to collect information for the benefit of individuals, organizational interests, research and science. Archive access demands permission to seek and retrieve information for the use of consultations or references within the limits laid down by law, privacy , confidentiality and security. An Records of the personnel section, namely a certificate archive, an employee leave archive, an archive of work performance appraisals, an official note, an archive of periodic salary increases, and an archive of letters from the ministry, are the focus of research in the writing of this final project. Participatory observation, literature studies, interviews and documentation are the methods used in this study. In this study , it was found that the Service, Access and Management of the Records of the Personnel Section of the Coordinating Ministry of Political, Legal and Security Affairs was not properly implemented because there were no programs included in the requirements of the institution's work so that the institution required an operation program design and records access with regard to the institution's work standards.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Aktif, Layanan Arsip Dinamis Aktif, Akses Arsip Dinamis Aktif.