PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI PT INDUSTRI KERETA API (PERSERO) KOTA MADIUN

IDULA RIAS PARASATI, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di PT Industri Kereta Api (Persero) Kota Madiun merupakan hasil penelitian saat praktik kerja lapangan yang dilakukan selama dua bulan di PT Industri Kereta Api (Persero) atau yang dikenal dengan PT INKA (Persero). Kajian mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif diulas karena arsip sebagai penyedia informasi, penyelenggaraan administrasi, dan memori perusahaan perlu dirawat dan dilestarikan dengan baik, mengingat PT INKA (Persero) adalah satu-satunya industri kereta api di Indonesia. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif, sarana dan prasarana yang digunakan untuk mengelola arsip dinamis inaktif, serta kendala yang ditemui dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan tiga metode. Metode pertama yaitu observasi partisipasi yang dilakukan dengan cara ikut serta dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PT INKA (Persero). Metode kedua yaitu wawancara yang dilakukan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dengan narasumber untuk memperjelas data-data yang telah didapatkan. Metode ketiga yaitu studi literatur, yang digunakan sebagai sumber pendukung dan acuan peneliti dalam membahas objek penelitiannya dengan cara mengkaji informasi sumber literatur yang didapatkan dari buku, jurnal, artikel, maupun dokumen. Pengelolaan arsip dinamis inaktif di PT INKA (Persero) sudah terlaksana dengan baik dan sesuai dengan pedoman yang digunakan serta sarana dan prasarana yang digunakan sudah cukup memadai. Meskipun demikian, terdapat beberapa kendala yang ditemui dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di PT INKA (Persero), di antaranya adalah penggunaan kode klasifikasi arsip belum sesuai dengan pedoman klasifikasi arsip, kurangnya perawatan terhadap fisik arsip, dan terbatasnya sumber daya manusia di bidang kearsipan.

Final report entitled Inactive Records Management at PT Industri Kereta Api (Persero) Kota Madiun is the result of research when field work practices which is conducted for two months at PT Industri Kereta Api (Persero) or known as PT INKA (Persero). The study of inactive records management is reviewed because the records as a provider of information, administration, company memory, needs to be cared for and preserved properly, considering that PT INKA (Persero) is the only train industry in Indonesia. This final project is written for finding out the inactive records management, facility and infrastructure, used to manage the inactive records, and obtacles encountered in inactive records management. Data collection is conducted by using three methods. The first method is participation observation which is done by participate in inactive records management activities at PT INKA (Persero). The second method is interview were conducted by means of question and answer between the interviewer and the interviewees to clarify the data that has been obtained. The third method is literature study which is used as a source of support and reference for researchers in discussing the object of their research by reviewing the source literature information obtained from books, journals, articles, and documents. Inactive records management at PT INKA (Persero) has been implemented well and in accordance with the guidelines used. The facility and infrastructure used to manage the inactive records are sufficient. However, the condition of conventional inactive records stored in boxes have not been wrapped using wrapping paper. Nevertheless, there are several obstacles encountered in managing the inactive records at PT INKA (Persero), among others are classification code has not been used according to the archive classification guidelines, physical records care is still lack, and human resources in the field of archives is limited.

Kata Kunci : pengelolaan arsip, arsip dinamis inaktif, PT INKA