Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Fasilitatif di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kulon Progo

HERDHANU FARIS ROZAN, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini mengkaji tentang pengolahan arsip dinamis inaktif fasilitatif pada instansi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kulon Progo. Pengolahan arsip pada suatu instansi masih banyak yang belum sesuai dengan standar kearsipan, hal ini diakibatkan oleh pengetahuan SDM maupun kurang standarnya sarana dan prasarana. Tujuan kajian Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memahami proses pengolahan arsip dinamis inaktif fasilitatif, sarana dan prasarana yang digunakan, serta kendala yang dialami pada saat melakukan pengolahan arsip dinamis inaktif. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini. Metode pertama observasi partisipasif dilakukan dengan cara berpartisipasi langsung dalam kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif di instansi. Metode kedua yaitu wawancara dengan pegawai di Disdukcapil Kabupaten Kulon Progo. Metode ketiga yaitu studi literatur, dengan mencari sumber referensi yang masih menyangkut dengan tema. Pengolahan arsip dinamis inaktif fasilitatif di Disdukcapil Kabupaten Kulon Progo terdiri dari 5 tahap yaitu, pemeriksaan, penataan arsip dalam boks, penomoran boks, penataan boks dalam rak arsip, kemudian penyusunan daftar arsip inaktif sesuai teori (Hendrawan & Ulum, 2017). Sarana dan prasarananya terdiri dari boks arsip, gunting, lem kertas, sabuk arsip, kertas pembungkus, laptop dan printer. Kendala yang dihadapi yaitu rendahnya kesadaran SDM terhadap arsip, tidak adanya unit kearsipan yang menyebabkan terbatasnya anggaran, kemudian sarana dan prasarana penunjang kegiatan kearsipan kurang standar.

This Final Project discusses about processing facilitative inactive records in Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kulon Progo. There are still many instances whose archival processing is not in accordance with archival standards, this is due to lack knowledge of human resources or inadequate facilities and infrastructure. The purpose of this Final Project is to find out how to process facilitative inactive records, facilities and infrastructure used, and obstacles faced in the process of processing inactive records. There are three methods used in this Final Project, the first method is participatory observation conducted by participating directly in the process of processing inactive records in instance. The second method is interview with the employee at Disdukcapil Kabupaten Kulon Progo. The third method is literature review, conducted by searching references related to the theme. Processing facilitative inactive records in Disdukcapil Kabupaten Kulon Progo consist of 5 stages namely, examination, arrangement of records in a box, numbering boxes, arranging boxes in the rack, then compiling a list of inactive records in accordance with the theory of (Hendrawan & Ulum, 2017). The facilities and infrastructure used are file boxes, scissor, paper glue, archive belt, wrapping paper of archive, computer and printer. Obstacles faced is low awareness of human resources, the absence of an archival unit which causes a limited budget, then the facilities and infrastructure supporting archiving activities that are not standard.

Kata Kunci : pengolahan arsip, arsip dinamis inaktif, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil