PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK MELALUI APLIKASI SINADIN DI SUBBAGIAN PERSURATAN KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA

INTAN RAMADHANTI, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas tentang pengelolaan surat masuk yang dilakukan oleh subbagian persuratan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan bantuan aplikasi SINADIN atau Sistem Informasi Arsip Dinamis. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana tahapan pengelolaan arsip surat masuk yang di dalamnya menggunakan aplikasi SINADIN sebagai alat bantu, kendala yang dihadapi subbagian persuratan dalam mengelola surat, serta solusi yang memungkinkan untuk menangani permasalahan tersebut. Penyusunan tugas akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data yaitu observasi partisipatif, wawancara, dan studi literatur. Observasi parsitipatif merupakan sebuah metode di mana penulis terjun ke lapangan untuk mengamati objek penelitian secara langsung di mana dalam hal ini penulis melakukan praktik kerja lapangan. Wawancara dilakukan dengan 2 cara yaitu terstruktur dan tidak. Wawancara terstruktur dilakukan dengan melakukan persiapan seperti kendali wawancara sedangkan wawancara tidak terstruktur dilakukan secara spontan. Studi literatur dilakukan dengan mencari teori-teori yang dibutuhkan penulis yang berhubungan dengan pengelolaan surat yang ada di dalam bahan pustaka baik secara online maupun tidak. Pengelolaan surat masuk di subbagian persuratan memiliki beberapa tahapan yaitu penerimaan, penyortiran, pengagendaan, pencatatan, dan distribusi. Di dalam proses pencatatan surat, subbagian persuratan menggunakan aplikasi elektronik bernama SINADIN. Aplikasi SINADIN membantu proses pencatatan surat sehingga lebih efektif dan efisien. Surat-surat konvensional akan dipindai dengan mesin scan sehingga dapat disimpan dalam bentuk digital.

This final project discusses about mail handling carried out by correspondence subsection of the Coordinating Ministry for Political, Legal, and Security Affairs of Republic Indonesia using SINADIN application or Sistem Informasi Arsip Dinamis. The purpose of this study is to find out how the steps of mail handling using SINADIN as an application, constrains that faced by correspondence subsection in managing mails, also to find possible solutions to deal with these problems. This final project uses three methods to collcet datas, they are parcipatory observation, interview, and literature study. Parcipatory observation is a method where the writer plunges to observe the object of research directly and in this case the writer carried out fieldwork practice. The interview was conducted in two ways, they are structured and unstructured interview. Structured interview are carried out by making preparation such as interview control,while unstructured interview dont need that or spontaneously. Literature study is carried out by looking for theories that the writer needs related to mail handling. The theories can be found in a book or ebook. Mail handling in the correspondence subsection has several steps they are receiving, sorting, scheduling, recording, and distribution. In the process of recording letters, the correspondence subsection uses an eletronic application called SINADIN. The SINADIN application helps the process of recording letters so that it is more effective and efficient. Conventional letters will be scanned by a scanning machine so that they can be stored in digital form.

Kata Kunci : Incoming letters, Mail Handling, SINADIN