AKSES ARSIP DINAMIS INAKTIF DI SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

ROHMAH, Julianto Ibrahim, SS, M.Hum

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir yang berjudul "Akses Arsip Dinamis Inaktif di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta�¢" merupakan laporan hasil praktik kerja lapangan di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui tentang akses arsip dinamis inaktif yang berada di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Selain itu, akses arsip dinamis inaktif bertujuan untuk membantu pengguna dalam melakukan temu kembali arsip. Penulisan tugas akhir ini menggunakan tiga metode yaitu wawancara, observasi partisipatif, dan studi pustaka. Wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab dengan narasumber yakni arsiparis Sekretriat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Observasi partisipatif dilakukan dengan mengamati kondisi ruangan akses arsip dinamis inaktif secara langsung selama dua bulan. Studi pustaka dilakukan dengan cara membaca buku, jurnal, dan peraturan yang terkait dalam penulisan tugas akhir. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini yaitu akses arsip dinamis inaktif di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta hanya dilakukan untuk pegawai yang berada di lingkup sekretariat daerah. Akses tersebut dilakukan secara tertutup dan masih dilakukan secara manual untuk arsip dinamis inaktif. Record center sekretariat daerah terletak di Biro Umum, Humas, dan Protokol. Pada proses akses arsip dinamis inaktif terdapat beberapa prosedur yang dilakukan. Prosedur yang dilakukan yaitu pertama pengguna menyampaikan permohonan akses, kedua pengguna mengkonfirmasi permohonan akses, ketiga pengguan mencari arsip di daftar arsip, keempat pengguna meminta kepada arsiparsi untuk mencarikan arsip, kelima arsiparis mencarikan arsip, terakhir pengguna menuliskan keperluan peminjaman arsip serta data diri di buku peminjaman arsip. Selain itu, terdapat beberapa kendala dalam melakukan akses arsip antara lain kurangnya SDM, belum ada denah, dan belum memiliki daftar arsip digital dalam sistem aplikasi Sisminkada.

The final project report entitled "Inactive Records Access in Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta" is a report of the field work practicum in the Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. The purpose of this report is to find out about inactive record access in Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. In addition, inactive records aim to assist users in retrieving records. This final project used three methods which are interview, participant observation, and literature study. Interview was conducted by means of question and answer with the resource person, the records of the Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Participant observation was carried out by observing the condition of the inactive records access room directly for two months. Literature study is done by reading books, journals, and regulations related to writing the final project. The conclusion of this final project is that active dynamic records access at the Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta is only for employees within the regional secretariat. The access is done in private and is still done manually for inactive records access. The regional secretariat records center is located in the Biro Umum, Humas, dan Protokol. In the dynamic records access process there are several procedure performed. The procedure are: the first is that the user submits an access request; the second is that the user confims the request for access; the third is that the user searches for an records in the records list; the fourth is that the user requests an archivist to look for the records; the fifth is that the archivist looks for the records; the final is that the user writes the need to borrow the records and the personal data in the borrowing book files. In addition, there are several obstacles in accessing records including the lack of human resources, none of floor plan, and none of digital records list in the Sisminkada application system.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Sekretariat Daerah, Akses / record inactive, secretariat daerah, access