LAYANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

TATSA INTAN P, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini berjudul Layanan dan Akses Arsip Dinamis Inaktif pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Tujuan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan layanan dan akses arsip dinamis inaktif dan kendala yang dihadapi dalam memberikan layanan dan akses arsip dinamis inaktif di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini. Pertama, observasi partisipasi dilakukan dengan cara melakukan Praktik Kerja Lapangan selama dua bulan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Kedua, wawancara dengan Kepala Bagian Arsip dan Dokumentasi serta petugas arsip. Ketiga, studi pustaka dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber bahan pustaka dan peraturan perundang-undangan. Layanan arsip di Direktorat Jedneral Minyak dan Gas Bumi merupakan layanan internal untuk pejabat dan pegawai di lingkungan organisasi. Jenis layanan yang diberikan merupakan layanan tertutup dan menggunakan sistem layanan secara langsung. Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi memiliki dua records center, yaitu in-house dan komersial. Prosedur layanan di kedua records center tidak jauh berbeda. Kendala yang dihadapi dalam memberikan layanan dan akses arsip dinamis inaktif adalah belum memiliki Standar Operaisonal Prosedur dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta kurangnya jumlah SDM kearsipan.

This Final Paper entitled Records Access and Reference Services in Directorate General of Oil and Gas Ministry of Energy and Mineral Resources. This final paper aims to find out the implementation of records access and reference services in Directorate General of Oil and Gas. This paper uses three data collecting methods. First, participation observation is conducted by doing a field work pratice for two months in Directorate General of Oil and Gas. Second, interview is conducted by asking questions to archivist. Third, literature study is conducted by collecting data from various literature either book, e-book, or laws and regulations. Records access and reference service in Directorate General of Oil and Gas is an internal service for the officials and employess in the organization. The type of records reference service that is given to the users is a close access and uses direct service system. Directorate General of Oil and Gas has two records centers, which are in-house and commercial. The records reference service procedure in both records centers are similiar. The obstacle faced by the archivist in giving records references service are the absence of Standard Operating Procedures and Records Security and Access Classification. Also, the lack of archival Human Resources (SDM).

Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Layanan Arsip, Akses