PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN SLEMAN

FAUZI RACHMAN, Faizatush Solikhah, S.Sos., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penulisan laporan tugas akhir ini merupakan hasil penumpulan data dari praktik kerja lapangan yang dilaksanakan di Dinas Perpustaaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Kajian ini membahas mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Tujuan dari kajian ini adalah untuk mengetahui cara pengolahan arsip dinamis inaktif, sarana dan prasarana yang digunakan, dan kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Tugas akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data. Metode yang pertama yaitu observasi, dilakukan dengan berpartisipasi langsung dalam proses mengolah arsip dinamis inaktif. Kedua, wawancara yang dilakukan kepada salah seorang arsiparis dan staff yang mengolah arsip dinamis inaktif. Ketiga, studi pustaka dilakukan dengan mencari referensi yang relevan seperti buku, jurnal dan artikel. Pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman terdiri dari 7 tahap yaitu, Pemilahan, Pemberkasan, Pendeskripsian dan pembuatan daftar arsip inaktif, Pembungkusan arsip, Penataan arsip dalam boks arsip, Pelabelan boks arsip,dan penataan boks pada rak. Sarana dan prasarana yang digunakan adalah boks arsip, rak arsip, kertas pembungkus arsip, komputer/laptop, printer, masker, dan sarung tangan. Kendala yang dihadapi yaitu ketidaksinkronan antara daftar berkas dan isi berkas dengan fisik arsip, Kurangnya kesadaran SDM terhadap SOP, dan kurangnya sarana dan prasarana di records center.

This final project report writing is the result of collecting data from the practice field work carried out in the service of Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. This study deals with the processing of inactive records in the service Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. The purpose of this study is to find out how processing inactive records and infrastructure can be used, and obstacles faced in the process of processing of Inactive records in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. This final project using three methods of data collection. The first method is observation, conducted by participating directly in the process of processing inactive records. Second, the interviews conducted to one of the records manager and the staff processing the inactive records. Third, the study of the literature done by searching for relevant references such as books, journals and articles. Processing inactive records in the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman consists of 7 stages, namely, Sorting, Filing, Describing and cataloguing inactive records, Wrapping inactive records, inactive records Setup in the box, Labeling boxs, and arrangement of boxes on shelves. Infrastructure use are box, shelf, wrapping paper inactive records, computers/laptops, printer, masks, and gloves. Obstacles faced is the mismatch between the list of files and file contents with a physical inactive records , lack of employee awareness of standard operating procedures, and lack of infrastructure and facilities in the records centre.

Kata Kunci : Pengolahan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman