Evaluasi Aliran Proses dan Dokumen pada Sistem Administrasi Akademik Menggunakan Pendekatan Lean Thinking (Studi Kasus Pelayanan Administrasi Akademik Departemen Teknik Mesin dan Industri UGM)

Luthfia Adila, I Gusti Bagus Budi Dharma, ST., M.Eng, Ph.D.

2019 | Skripsi | S1 TEKNIK INDUSTRI

Keberadaan sistem administrasi dalam kegiatan akademik merupakan salah satu hal yang tidak dapat terpisahkan. Sistem administrasi akademik dapat menjadi salah satu aspek yang menggambarkan kualitas belajar mengajar dalam sebuah institusi pendidikan. Evaluasi sistem akademik yang sistematis dibutuhkan untuk menjaga dan meningkatkan kualitas luaran (output) yang dihasilkan. Proses layanan administrasi akademik di Departemen Teknik Mesin dan Industri (DTMI) Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu intansi yang memerlukan perbaikan secara berkala untuk memenuhi tuntutan peningkatan kualitas yang dihasilkan. Pada penelitian ini akan dilakukan evaluasi dan perbaikan pada 12 jenis proses akademik yang melibatkan partisipasi mahasiswa dan Tata Usaha. Evaluasi dilakukan dengan melakukan identifikasi dan eliminasi waste pada proses administrasi dengan mengacu pada pendekatan lean thinking dan teori Kernel. Selain itu juga akan dilakukan perancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai standar baru untuk menciptakan proses yang konsisten, jelas, dan teratur. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada proses akademik yang diteliti terdapat berbagai jenis waste yang meliputi aspek waiting, extra processing, excess inventory, dan motion. Untuk memastikan waste yang dapat dieliminasi maka dibutuhkan dengan metode wawancara dengan pihak terkait yaitu kepala Tata Usaha. Setelah dilakukan proses eliminasi kemudian didapatkan bahwa waste yang teridentifikasi dapat dieliminasi walaupun pada beberapa proses muncul step baru. Hal ini diakibatkan dari dampak penerapan visual board control sebagai salah satu solusi untuk mengurangi waste yang dilakukan sebelumnya diantaranya pada permohonan pencarian data, permohonan kerja praktik, dan pengajuan ujian komprehensif. Hasil perbaikan tersebut kemudian dilanjutkan dengan pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan mengacu pada pedoman penyusunan SOP berdasarkan PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008. Dari rangkaian penelitian ini dihasilkan sebuah Standar Operasional Prosedur (SOP) terstandar dengan waste yang telah diminimalisir sebesar 79% untuk 12 jenis proses pada sistem akademik di TU DTMI Universitas Gadjah Mada. Rekomendasi untuk penerapan maupun penelitian selanjutnya diantaranya perlu dilakukan penggambaran sistem bedasarkan aliran dokumen dan data hingga melibatkan lebih dari 1 unsur pengurus instansi dalam melakukan evaluasi proses.

The existence of administration system has been inseparable with academic activity. Good academic administration system were become a good factor for a good quality education activity in an institutions. To do so, continuous evaluation and improvement to the administration process and management are needed to ensuring a good quality of administration output. Academic administration services in Mechanical and Industrial Engineering Department (DTMI) Universitas Gadjah Mada is also one which needed continuous improvement to catch-up with the expectation on quality improvement. In this research were conducted an evaluation and improvement in 12 types of academic administration process who was participated by both the administration officer (TU) and students. The evaluation comprised of waste identification and elimination by using lean thinking approach and Kernel theorem. Besides, this research also come up with the development of Standard Operational Procedures (SOP) to create a new standard, consistent, and clear process. This research indicate several waste in the observed-administration process comprised of waiting, extra processing, excess inventory, and motion aspects. To ensure the waste are possible being eliminated, then interview process with subject expert (Head of Administration Unit) are needed. The elimination process are resulting significant reduction on number of waste in the process � some solution were introduced as an impact of waste elimination. However, even the wasting-process were eliminated, in some process there are a new steps needed as an impact as they need to implement visual board control in their process e.g. data-search permission, internship permission, and comprehensive-test permission. All the result were processed into SOP development by referring to PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008. This research are resulting standard-and-improved Standard Operational Procedures (SOP) with 79% of waste process has been eliminated for all 12 types of academic administration services in DTMI Universitas Gadjah Mada. Some recommendation from this research are to enhance this research by also considering document and data flow and involving more than 1 subject-exprert in the evaluation process. Keywords: Academic administration, Lean thinking, Kernel Theory, Waste, Qualitative Data Retrieval, Standard Operational Procedures (SOP)

Kata Kunci : Administrasi akademik; Lean Thinking; Teori Kernel; Waste; Pengambilan data kualitatif; Standar Operasional Prosedur (SOP)