PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF SEBAGAI UPAYA MENINGKATKAN KESADARAN BIDANG KEARSIPAN DI SEKSI HUKUM DAN INFORMASI KANTOR PELAYANAN KEKAYAAN NEGARA DAN LELANG (KPKNL) YOGYAKARTA

KUSTAMTAMI EKAWATI, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang pengolahan arsip dinamis inaktif di Seksi Hukum dan Informasi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Yogyakarta. Pengolahan arsip dinamis inaktif dilakukan sebagai upaya meningkatkan kesadaran para pegawai tentang pentingnya arsip yang merupakan salah satu sumber informasi akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Menumbuhkan kesadaran akan pentingnya arsip harus dimulai sejak arsip tersebut diciptakan agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilakukan untuk menyelamatkan fungsi dan nilai guna arsip bagi organisasi. Penyusunan tugas akhir ini menerapkan tiga metode pengumpulan data. Pertama, observasi partisipatif yaitu melibatkan diri secara langsung dan berpartisipasi secara aktif dari tahap awal sampai akhir dalam pengolahan arsip dinamis inaktif. Kedua, studi pustaka yaitu mengumpulkan sumber data sesuai dengan tema pengolahan arsip dinamis inaktif yang diperoleh dari membaca buku, artikel, maupun jurnal. Ketiga, wawancara yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan proses tanya jawab secara lisan dengan responden. Kesimpulan dari laporan ini bahwa pengolahan arsip dinamis inaktif diterapkan di Seksi Hukum dan Informasi, sebagai upaya meningkatkan kesadaran bidang kearsipan. Tahap pengolahan arsip dinamis inaktif tersebut dimulai dari tahap pemilahan, penataan berkas, penginputan data, penyimpanan dan penataan arsip dalam boks, pembuatan label, penempelan label, serta memindahkan dan menata boks arsip ke dalam rak. Namun dalam kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif masih terdapat beberapa kendala, yaitu terbatasnya sumber daya manusia yang menangani arsip dan sarana prasarana yang belum memadai.

The final report is about the processing of inactive records in Seksi Hukum dan Informasi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Yogyakarta. The processing of inactive records as an effort to increase employees awareness of the importance of records which is one source of accurate and accountable information. Growing awareness of the importance of records must be started since was created for records management to be done to save the function and value for organization. Preparation of this final report apply three methods of data collection. First, partisipative observation to involve themselves directly and actively participate from the beginning to the end in the processing of inactive records. Second, literature study to collect literature about the processing of inactive records obtained from reading books, articles, and journals. Third, interview to collect data by question and answer process with the respondent. The conclusion of this report is the processing of inactive records is applied in Seksi Hukum dan Informasi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Yogyakarta as an effort to increase awareness of archival field. Processing of inactive records starts from sorting, filling system, input data, records storage and filling in the box, labeling, sticking labels, move and filling of the box into the shelf. But in the processing of inactive records there are still some obstacles, namely the limited human resources that handle the archival and infrastructure and facilities that have not been adequate.

Kata Kunci : Pengolahan, Arsip Dinamis Inaktif, Kesadaran Bidang Kearsipan