PENGELOLAAN ARSIP FOTO DI KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA

DEVITA KURNIA SARI, Julianto Ibrahim, S.S., M.Hum.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Kajian ini mendiskusikan tentang Pengelolaan Arsip Foto di Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, Dan Transmigrasi Republik Indonesia. Tujuan dari kajian ini adalah untuk memahami kondisi, proses pengelolaan, sarana prasarana yang digunakan dan kendalanya. Secara umum, proses pengelolaan arsip foto terdiri dari memilah, membuat deskripsi, membuat skema klasifikasi, melabeli hingga menyimpan arsip foto ke dalam amplop dan meletakkannya ke dalam kotak penyimpanan. Tahap terakhir adalah membuat sebuah sarana temu balik untuk arsip foto. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam kajian ini. Pertama, observasi dilakukan dengan berpartisipasi langsung dalam proses pengelolaan arsip foto. Kedua, interview dilakukan dengan mewawancarai personil di Sub Bagian Persuratan dan Kearsipan. Ketiga, studi literatur dilakukan dengan mencari referensi yang relevan seperti buku, jurnal dan artikel. Kesimpulan yang dihasilkan dari kajian ini terbagi menjadi empat. Pertama, Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, Dan Transmigrasi Republik Indonesia menyimpan berbagai jenis arsip, seperti arsip tekstual dan arsip audiovisual. Secara umum, kondisi dari arsip foto masih kacau, hal ini terlihat dari belum dilaksanakan pengelolaan arsip foto secara mendetail. Kedua, proses pengelolaan arsip foto masih sangat sederhana, yaitu melakukan pendataan album foto. Ketiga, sarana dan prasarana yang digunakan meliputi: kertas roti, amplop foto, box arsip, rak statis, dan perangkat komputer. Keempat, kendala yang dihadapi antara lain belum adanya pedoman pengelolaan arsip audiovisual, keterbatasan sumberdaya manusia, sarana dan prasarana yang tidak memenuhi standar, dan tidak adanya ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual.

This study discuss about Photograph Archives Management in Ministry of Village, Development of Disadvantaged Region and Transmigration, Republic of Indonesia. The study aims to understand the condition, processing, infrastructures that are used and also the obstacles. In general, the photograph archives management follows these steps: selecting, making description, making classification scheme, labeling, and put the photograph archives into envelopes and store them into the storage box. The final step is making retreival tool for the photograph archives. There are three methods that used in this study. First, the observation that has been done by directly participating in the process of managing still image. Second, interview conducted by interviewing the personnel in the Sub Bagian Persuratan dan Kerasipan. Third, literature study has been done by looking for relevant references such as books, journal and articles. The study results four conclusions. First, Ministry of Village, Development of Disadvantaged Region and Transmigration, Republic of Indonesia stores various types of records, such as textual records and audiovisual records. In general, the condition of these photograph archives is still disorganized, it can be seen from the photograph archives management is not detail. Second, the photograph archives management is still very simple by doing photo album data collection. Third, the infrastructures used are: bread wrapping paper, photograph envelopes, records box, static rack, and computer. Fourth, the obstacles identified in this processing are the lack of audiovisual records management guidelines, lack of human resources, the infrastructures that do not follow the standard, and a storage room for audiovisual records is not available.

Kata Kunci : pengelolaan, arsip, arsip foto, Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Republik Indonesia.