EVALUASI PROSEDUR PEMESANAN BAHAN BAKU FOOD AND BEVERAGE OLEH BAGIAN PURCHASING DI HOTEL SHERATON MUSTIKA YOGYAKARTA RESORT AND SPA

SANTI RAHMAWATI, Muhamad Sidiq Wicaksono, S.E, M.Sc

2017 | Tugas Akhir | D3 KEPARIWISATAAN SV

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur sistem purchase order yang dilakukan di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort and Spa untuk memenuhi kebutuhan operasional didalam hotel khususnya bahan baku makanan dan minuman, serta kendala apa saja yang dihadapi oleh bagian Purchasing yang dapat mempengaruhi kelancaran kegiatan purchase order. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analisis yang bertujuan untuk memberikan gambaran secara objektif tentang keadaan sebenarnya dari objek yang diteliti. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode observasi partisipan yaitu dengan ikut mengambil bagian dalam kehidupan orang-orang yang ingin di observasi dan wawancara dengan karyawan bagian accounting yang terkait dengan kegiatan purchase order. Berdasarkan hasil penelitian, menunjukkan bahwa prosedur yang digunakan oleh bagian Purchasing di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort and Spa sudah baik dan sesuai dengan SOP yang berlaku. Akan tetapi masih ada kendala yang dialami bagian Purchasing yang dapat menghambat kegiatan pengadaan barang. Kendala tersebut antara lain berkaitan dengan waktu pembayaran yang tidak sesuai kesepakatan bersama, sehingga Suplier tidak dapat mengirimkan barang karena sistem mereka terkunci secara otomatis. Kemudian adanya pemesanan barang yang mendadak sehingga mengharuskan karyawan Purchasing, receiving dan cost control masuk kerja di hari sabtu secara bergantian. Hal ini akan mengurangi hak mereka untuk berlibur. Adanya miss communication antara Purchasing dan pihak Suplier sehingga barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang dimaksudkan serta beberapa kendala lain yang dapat menghambat proses pemesanan bahan baku Food and Beverage. Saran yang diberikan oleh penulis dalam penelitian ini adalah perketat peraturan dan lebih disiplin dari semua pihak yang terkait dalam proses pembayaran kepada Suplier agar tidak menghambat kelancaran kinerja yang dapat berdampak buruk bagi citra hotel, bisa juga dengan menambah karyawan account payable untuk membantu proses pembayaran agar tidak terlambat, adanya kontrol barang yang tersedia secara rutin untuk bahan baku makanan dan minuman sekaligus sesuaikan dengan kebutuhan operasional di dalam hotel, dalam pemesanan barang pastikan semua sudah terorder, lebih teliti dalam pembuatan PO (Purchase Order) dan konfirmasi ulang pemesanan untuk menghindari kesalahan saat mengirim barang.

This study aims to determine how the purchase order system procedures performed at Sheraton Mustika Yogyakarta Resort and Spa Hotel to meet the operational needs in the hotel especially raw materials of food and beverage, as well as any obstacles encountered by Purchasing section that may affect the smooth operation of the purchase order. The method used in this research is descriptive method of analysis that aims to provide an objective picture of the true state of the object under study. Data collection technique is done by participant observation method that is by taking part in the life of people who want to observation and interview from accounting employees related to activity of purchase order. Based on the results of research, indicate that the procedure used by the Purchasing section in Sheraton Mustika Yogyakarta Resort and Spa Hotel is good and in accordance with standard operating procedure. However, there are still constraints experienced by the Purchasing department that can hinder the procurement activities. This Constraints, among others, related to the timing of payments that are not in accordance with mutual agreement, so that Supliers can not deliver the goods because their system is locked automatically, the existence of urgent ordering of goods that require Purchasing employees, receiving and cost control incharge on Saturday in turn so that this will reduce their rights to vacation, the miss communication between Purchasing and the Supliers so that the goods are delivered not in accordance with the intended and some constraints others that can hinder the procurement process of raw materials food and beverage. Suggestions given by the authors in this study is to tighten the rules and more discipline of all parties involved in the payment process to Supliers so as not to inhibit the smooth performance that could adversely affect the image of the hotel, in ordering goods make sure everything is ordered, more thorough in making purchase orders and reconfirm reservations to avoid mistakes when sending goods.

Kata Kunci : Kata Kunci: Purchasing, Purchase Order, Prosedur, Food and Beverage, Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort and Spa/ Keywords: Purchasing, Purchase Order, Procedure, Food and Beverage, Sheraton Mustika Yogyakarta Resort and Spa Hotel.