Pengelolaan Arsip Keuangan Pengadaan Langsung Berbasis Aplikasi SIMPeL: Studi Kasus Bidang Keuangan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

SHEILA FEBRIANASARI, Titi Susanti, S.S., M.P.

2022 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir yang berjudul "Pengelolaan Arsip Keuangan Pengadaan Langsung Berbasis Aplikasi SIMPeL: Studi Kasus Bidang Keuangan Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakartâ" merupakan laporan Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui proses pengelolaan kelengkapan berkas keuangan, pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip keuangan, dan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip keuangan di Subbagian Keuangan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY. Metode pengumpulan data pada tugas akhir ini meliputi observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipasi adalah aktivitas pengumpulan data dengan pengamatan secara langsung terhadap sumber data atau objek penelitian serta berperan aktif dalam aktivitas pengelolaan arsip keuangan. Wawancara dilaksanakan melalui tahapan Tanya jawab kepada narasumber terkait pengelolaan arsip keuangan. Studi pustaka dilakukan dengan membaca dan mempelajari beberapa referensi atau kajian literature untuk melengkapi keperluan atau kebutuhan data penelitian arsip keuangan. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah pengelolan arsip keuangan di Subbagian Keuangan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY terdiri dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip keuangan. Pengelolaan arsip keuangan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY memanfaatkan teknologi informasi berbasis aplikasi yaitu SIMPeL. Kendala yang dihadapi oleh DPAD DIY dalam proses pengelolaan arsip keuangan adalah kurangnya sumber daya manusia, sarana dan prasarana kurang memadai, dan pengelolaan arsip yang tidak menjadi prioritas kegiatan di Subbagian Keuangan DPAD DIY.

The report entitled "Direct Procurement Records Management Based On Financial Application SIMPeL: Case Study in Financial Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta" is a report of the internship program in Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. The purpose of this report is to determine the process of managing the completeness of financial files, the use of information technology in managing financial records, and the constraints faced in management of financial records in Subbagian Keuangan of Dinas Perpustakaan dan Arsip (DPAD) DIY. Data collection methods in this final project include participant observation, interviews, and literature study. Participation observation is a data collection activity with direct observation of data sources or research objects and plays an active role in financial records management activities. The interview was conduct out through the question and answer process to the resource person regarding the management of financial records. Literature studies are carried out by reading and studying several references or literature studies to complete the data needs of financial records management research. The conclusion of this Final Project is the management of financial records in Subbagian Keuangan Dinas Perpustakaan dan Arsip DIY consisting of the creation, use and maintenance, and depreciation of financial records. The management of financial records at Dinas Perpustakaan dan Arsip DIY utilizes application-based information technology, namely SIMPeL. The constraints faced by DPAD DIY in the process of management financial records are the lack of human resources, inadequate facilities and infrastructure, and archive management which is not a priority activity in Subbagian Keuangan DPAD DIY.

Kata Kunci : arsip keuangan, pengelolaan arsip dinamis, aplikasi SIMPeL