PERENCANAAN RECORDS CENTER DI DIREKTORAT KEUANGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

TRI WINARNI, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2021 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas tentang Perencanaan Records Center di Direktorat Keuangan (Ditkeu) Universitas Gadjah Mada. Perencanaan records center dilakukan karena pihak Ditkeu akan melakukan renovasi pada records center-nya. Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah mengetahui kondisi records center Ditkeu saat ini, mengetahui perencanaan records center yang sesuai dengan kebutuhan records center Ditkeu, dan mengetahui kendala dari perencanaan records center Ditkeu UGM. Penyusunan tugas akhir didasarkan pada data dan informasi terkait records center yang diperoleh melalui kegiatan observasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada records center Ditkeu UGM. Wawancara dilakukan dengan bertanya jawab dengan staff pengelola arsip dan bagian verfikator Ditkeu UGM. Studi pustaka dilakukan dengan membaca literatur dan menggunakan data didalamnya sebagai referensi. Ditkeu UGM saat ini sudah memiliki records center. Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa kondisi records center tersebut sudah tidak dapat menampung seluruh arsip. Kemudian sarana pendukung dalam records center belum sesuai dengan standar minimal. Proses perencanaan terdiri dari penghitungan estimasi volume arsip, estimasi kebutuhan (sarana penyimpanan, tenaga pengelola arsip, ruang), pemilihan lokasi, pembuatan tata ruang/layout, beban muatan, dan sarana pendukung. Lokasi records center saat ini sudah memenuhi standar minimal. Hasil perencanaan menunjukan adanya kendala terkait besarnya anggaran untuk renovasi beberapa bagian bangunan, pengadaan sarana penyimpanan, dan pendukung

This final project discusses Planning the Records Center in Direktorat Keuangan (Ditkeu) Universitas Gadjah Mada. The planning for records center is carried out because Ditkeu will renovate the records center. The purpose of writing this final project is to find out the current conditions of Ditkeu records canter, to know the planning of records center according to the needs of Ditkeu records center, and to find out the obstacles in the planning the Ditkeu records center. The preparation of the final project is based on the data and information related to the records center obtained through observations, interviews, and literature studies. The observations was made by making direct observation at the records center of Ditkeu. Interviews were conducted by asking and answering questions with the records manager and verification unit of Ditkeu UGM. The Literature study was carried out by reading the literature and using the data in it as a reference. Ditkeu UGM currently has a records center. Based on observation, it is known that the condition of the record center is no longer able to accommodate all records. Then, the supporting facilities in the records are not up to the minimum standards. The planning process consists of calculating records volume estimates, needs estimate (storage facilities, records manager, and space), location selection, layout creation, load loading, and supporting facilities. The current records center location has met the minimum standards. The results of the planning show that there are constrains related to the size of the budget for the renovation of several parts of the building, procurement of storage, and support.

Kata Kunci : Perencanaan, Records Center, Perencanaan Records Center./Planning, Records Center, Planning Records Center.