PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN SLEMAN

RATNASARI WULANDARI, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, namun harus tetap diolah agar tidak menghambat kegiatan operasional organisasi. Laporan tugas akhir ini membahas tentang kondisi arsip dinamis inaktif, pengolahan, sarana, prasarana dan hambatan yang dihadapi dalam proses pengolahan tersebut. Faktanya pengolahan arsip masih sebatas pada jenis arsip tekstual. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini diantaranya meliputi observasi partisipatif, studi pustaka, dan wawancara. Metode observasi partisipatif dilakukan dengan pengamatan langsung dan ikut serta dalam pengolahan arsip dinamis inaktif. Metode studi pustaka dilakukan dengan mencari sumber pustaka yang relevan. Sedangkan metode wawancara dengan melakukan tanya jawab kepada arsiparis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. Dapat disimpulkan, kondisi arsip dinamis inaktif yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman masih dalam keadaan tidak teratur. Untuk itu perlu dilakukan pengolahan arsip agar ditemukan sarana untuk penemuan kembali. Dalam proses pengolahan berbagai kendala timbul seperti kurangnya sarana dan prasarana, ruang simpan yang kurang memadai, dan kurangnya sumber daya manusia menyebabkan pengolahan arsip dinamis inaktif tidak optimal.

Inactive records are the records which the frequency of use has decreased, but must be processed to not hinder the activities operations organization. This Final Report discusses about inactive records condition, its processing and the required facilities, infrastructures, and obstacles faced at Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. It can be said that the inactive records management in the organisation was still focus only on terxtual records. This report uses participant observation, literature review, and interview as data collection methods. Participant observation is conducted by doing direct observation and participate in the processing of inactive records. Literature review is conducted by analysing relevant resources. Interview is conducted by doing interview with the archivist at Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman. It can be concluded that Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sleman is still need to conduct a lot of improviment in the inactive record management. Some problems arouse as minimum quality of tools and infrastructure, insuffient records center, and the lack of records manager result in inefficrent processing of inactive records

Kata Kunci : Arsip, Pengolahan, Arsip Dinamis Inaktif