PENGEMBANGAN SISTEM PENGELOLA DOKUMEN PENELITIAN DENGAN WINISIS DI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

MOH MUTTAQIN, Dr. Ir. Eko Nugroho, M.Si. ; Hanung Adi Nugroho, S.T., M.E., Ph.D

2016 | Tesis | S2 Teknik Elektro

Balitbang SDM Kominfo merupakan organisasi di bidang penelitian yang melakukan penelitian-penelitian melalui UPT BPPKI. Organisasi ini menghasilkan dokumen-dokumen penelitian yang mengandung pengetahuan, namun mekanisme pengelolaannya sangat tergantung pada personal pengelola sehingga manajemen dokumennya terganggu oleh faktor keterbatasan manusia. Hal ini disebabkan belum adanya sistem elektronik yang digunakan untuk pengelolaan dokumen. Penelitian ini bertujuan membangun purwarupa sistem pengelola dokumen penelitian Balitbang SDM Kominfo menggunakan WINISIS. WINISIS adalah perangkat lunak Information Retrieval System (IRS) yang dikeluarkan oleh UNESCO sebagai perangkat lunak standar pengelola dokumen untuk mendukung e-Government di berbagai negara. Rekayasa perangkat lunak dilakukan dengan menggunakan model Waterfall dari Software Development Life Cycle (SDLC). Setelah divalidasi, purwarupa dievaluasi secara kuantitatif dengan subjek penelitian petugas pengelola di lapangan. Penelitian berhasil membangun purwarupa sistem pengelolaan dokumen penelitian yang menangani delapan jenis dokumen. Validasi terhadap tiga fungsi perangkat lunak (memasukkan/menyimpan dokumen, mengklasifikasikan dokumen, serta menemukan kembali dan mengakses dokumen) menunjukkan hasil yang sesuai dengan hasil analisis kebutuhan perangkat lunak. Evaluasi perangkat lunak oleh pengelola dokumen penelitian menunjukkan bahwa purwarupa perangkat lunak mendapat persepsi positif pengguna bernilai 100% untuk aspek konten, akurasi dan format; 75% untuk waktu; dan 70,83% kemudahan. Hasil evaluasi mengungkap tidak sempurnanya skor penilaian persepsi pengguna pada aspek waktu dan kemudahan disebabkan adanya tambahan proses. Proses tersebut adalah pengisian metadata setiap kali menyimpan dokumen baru.

Balitbang SDM Kominfo is a research organization that conducts research through UPT BPPKI. This organization produces research documents containing with knowledge, but its mechanism of document management is highly dependent on the personal officer, so the management disturbed by human limitations. This case happens due to the absence of electronic system used for document management. This research aims to develop the prototype of Balitbang SDM Kominfo research document management system using WINISIS. WINISIS is an Information Retrieval System (IRS) released by UNESCO as standard software for the document management in order to support e-Government in many countries. Software engineering is done by using the Watefall model of Software Development Life Cycle (SDLC). After validation, the prototype was evaluated by quantitive approach with the field officer as the subject of research. The research has successfully created a research document management system to handle eight kinds of document. Validation results for three software function (entry/save documents, classify document, and retrieve and access document) are match to the result of software requirements analysis. Software evaluation by the document manager shows that the software prototype gains user positive perception with 100% score for content, accuracy, and format aspects; 75% score for time aspect; and 70.83% for ease of use aspect. The result of evaluation discovers that the unperfect score of time and ease of use aspects are due to an additional process, that is the metadata filling of a new document.

Kata Kunci : Pengelolaan Dokumen, IRS, WINISIS, e-Government