PRESERVASI ARSIP BENTUK KHUSUS DI BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

DWI NUR RIZKIANSYAH, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Laporan Tugas Akhir ini menjelaskan tentang preservasi arsip bentuk khusus di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan ini dapat disusun setelah penulis melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah selama dua bulan. Pemilihan tema mengenai arsip bentuk khusus ini dikarenakan arsip bentuk khusus memiliki keunikan tersendiri dalam kegiatan pengelolaan maupun perawatannya. Apabila dalam kegiatan pengelolaan maupun perawatan arsip bentuk khusus dilakukan tidak sesuai dengan prosedur yang ada, maka dapat terjadi kerusakan yang fatal dan dapat mengakibatkan hilangnya informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karenanya diperlukan kegiatan preservasi guna menjaga kelestarian fisik maupun informasi dari arsip bentuk khusus. Penyusunan laporan ini menggunakan tiga metode. Pertama, wawancara yang dilakukan dengan beberapa responden untuk memperoleh data yang valid. Kedua, observasi secara partisipatif yang dilakukan saat kegiatan Praktik Kerja Lapangan untuk memperoleh berbagai data yang diperlukan. Ketiga, studi pustaka dengan cara mengumpulkan informasi dari berbagai literatur baik yang berbentuk buku cetak maupun elektronik (e-book, jurnal online,dsb). Kesimpulan dari laporan ini bahwa kegiatan preservasi arsip bentuk khusus di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sudah dilakukan dengan baik. Kegiatan preservasi arsip bentuk khusus meliputi penyimpanan, perawatan, perbaikan, dan digitalisasi (alih media) arsip bentuk khusus, sehingga dapat menghindarkan arsip dari kerusakan fisik maupun informasinya. Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) dan peralatan menjadi kendala terbesar dalam kegiatan preservasi arsip bentuk khusus di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

The aim of this report is to explain about Preservation of Records in Special Format at Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. This report could be compiled after author did The Job Training at Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah for two months. The election theme about preservation of records in special format because of records in special format have uniqueness on management and maintenance. If the management and maintenance activities of records in special format don’t accordance with the guidelines, it can lead to fatal damage and could result the loss of the information contained inside it. Therefore, be required preservation activities to preserve the physical and information of records in special format. The arranging of this report uses three methods. First, interviewing some respondents to obtain valid data. Second, participated observing during The Job Training to obtain various data needed. Third, literature reviews by collecting many information of the literature in the form of print and electronic. (e-book, online journal, etc.) The conclusion of this report that preservation activities of records in special format at Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah have been done properly. The preservation activities of records in special format include storage, maintenance, preservation, reparation, and digitalization the records in special format, so it can prevent the records from physical or information damage. The limited human resources and equipment be the greatest problems in preservation activities of records in special format at Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

Kata Kunci : Arsip Bentuk Khusus, Arsip Audio Visual, Arsip Kartografi dan Kearsitekturan, Preservasi.