PENGOLAHAN ARSIP REGISTRASI MAHASISWA PROGRAM DIPLOMA DI DIREKTORAT AKADEMIK UNIVERSITAS GADJAH MADA

DAVID WAHYU SAPUTRA, Julianto Ibrahim, S.S., M.Hum. ; Waluyo, S.S., M.Hum.

2015 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Laporan ini menjelaskan tentang Pengolahan Arsip Registrasi Mahasiswa Program Diploma Di Direktorat Akademik UGM. Laporan ini menjelaskan pengolahan arsip registrasi mahasiswa program diploma antara lain proses digitalisasi dan pengolahan fisik arsip di Direktorat Akademik UGM. Digitalisasi adalah proses mengubah bentuk dari fisik atau analog, seperti catatan kertas, foto atau bentuk grafis menjadi representasi elektronik atau gambar yang dapat diakses dan disimpan secara elektronik. Pengolahan fisik arsip adalah mengolah fisik arsip untuk memudahkan dalam penyimpanan maupun penemuan kembali fisik arsip. Tujuan dari penulisan Laporan ini adalah untuk mengetahui proses digitalisasi dan pengolahan fisik arsip registrasi mahasiswa program diploma di Direktorat Akademik UGM. Ada tiga metode yang digunakan dalam memperoleh data. Metode pertama yang digunakan adalah metode studi pustaka. Metode studi pustaka adalah metode yang berkaitan dengan teori-teori, konsep-konsep, generalisasi-generalisasi yang dapat dijadikan landasan teoretis bagi penelitian yang akan dilakukan. Metode kedua adalah observasi-partisipasi. Metode observasi-partisipasi merupakan pengamatan langsung pada suatu objek yang akan diteliti. Metode yang ketiga adalah wawancara. Metode wawancara adalah metode pengumpulan informasi yang diperoleh dari petugas di lapangan. Kesimpulan dari laporan ini pada dasarnya pengolahan arsip registrasi mahasiswa program diploma di Direktorat Akademik UGM belum optimal, baik pada proses digitalisasi dan pengolahan fisik arsip. Hal itu disebabkan karena keterbatasan sarana, ketersediaan Record Center, dan Sumber Daya Manusia.

This report describes the arrangement of diploma students registration records at Directorate Academic Gadjah Mada University. This report describes the arrangement of diploma students registration records about process digitizing and organizing physics records at Directorate Academic UGM. Digitizing is process change the form from physics to analog, as paper note, image or graphic form become electronic representation or image can be accessed and stored electronically. Organizing physics records is process physics archive for ease in storage although the rediscovery physics records. The purpose of this report writing is know digitizing process and organizing physics records diploma students registration at Directorate Academic UGM. They are three metods used in obtaining the data. The first method in used is literature. Literature method is method related to the theories, concepts, generalizations the theoretical basis for research that will be done. The second method is observation-partisipation, observation-partisipation method is direct observation on an object to be examined. The third method is interview. Interview method is method of collecting information obtained from officers in the field. The conclusion of this report are basically the arrangement diploma students registration records at Directorate Academic UGM is not optimal, other digitizing process and organizing physics records. It is caused because of lack of means, Record Center and human resources.

Kata Kunci : Pengolahan arsip, digitalisasi, pengolahan fisik arsip, sarana prasarana