Alih Media Berkas Registrasi Mahasiswa Baru Tingkat Sarjana Di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada

RONI RULIYADI, Faizatush Sholikhah, M.A. ; Waluyo, S.S., M.Hum.

2015 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Laporan ini menjelaskan mengenai Alih Media Berkas Registrasi Mahasiswa Baru Tingkat Sarjana. Alih media adalah kegiatan mengubah arsip konvensional atau kertas ke arsip elektronik. Karena dengan kegiatan alih media dapat meminimalkan ruang penyimpanan arsip. Arsip elektronik merupakan informasi atau data yang dibuat dan dicetak dalam bentuk digital melalui komputer dan aplikasi perangkat lunak. Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada mempunyai tujuan untuk mengetahui proses alih media berkas registrasi mahasiswa baru program sarjana di Direktorak Akademik Universitas Gadjah Mada. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini meliputi tiga metode yaitu observasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi dilakukan dengan mengamati langsung terhadap proses alih media berkas registrasi mahasiswa baru program sarjana. Kegiatan wawancara dilakukan dengan petugas di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada untuk melengkapi informasi dan data. Studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan data dari berbagai sumber, buku, artikel, peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan alih media berkas registrasi mahasiswa baru program sarjana. Kesimpulan dari laporan ini adalah alih media berkas registrasi mahasiswa baru program sarjana di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada belum maksimal. Dalam proses alih media berkas registrasi mahasiswa baru program sarjana di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada terdapat beberapa kendala yaitu keterbatasan sumber daya manusia dan sarana prasarana masih perlu ditingkat spesifikasinya.

This report describes about the digitizing of the registration files of graduate students in Directorate Academic of Gadjah Mada University. The digitizing is changing the activity of conventional record or paper media record to electronic record. Because there are many convensional record it needed storage space. An electronic record or data that is created and printed in digital and application software. Field Work Practice held in Directorate Academic of Gadjah Mada University was to under stand how digitizing of the registration files of graduate students at the Directorate Academic of Gadjah Mada University. The methods used in the research with three methods, such as observation, interview, and literature study. Observations carried out by direct observation of the process digitizing of the registration files of graduate students. Interviews conducted with officers in the Directorate Academic Gadjah Mada University to complete the information and data. A literature study by collecting data from various sources, books, articles, laws and regulations related to digitizing of the registration files of graduate students. The conclusion of this report is a digitizing of the registration files of graduate students in Directorate Academic of Gadjah Mada University is needed upgrading. In the process of digitizing of the registration files of graduate students in Directorate Academic of Gadjah Mada University encountered some constraints limited human resources and infrastructure.

Kata Kunci : Alih media, Digitalisasi, Berkas, Akademik.