STRATEGI PENINGKATAN KOMPETENSI JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS AHLI DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI WILAYAH V

Fatony Royhan Darmawan, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini menganalisis strategi peningkatan kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli dalam pengelolaan arsip dinamis di LLDIKTI Wilayah V Yogyakarta. Penelitian bertujuan untuk mengetahui kondisi kompetensi arsiparis ahli serta merumuskan strategi yang dapat diterapkan dalam meningkatkan kemampuan mereka. Penelitian menggunakan metode kualitatif studi kasus melalui observasi, wawancara, dan telaah dokumen regulasi kearsipan seperti Keputusan Menteri PANRB Nomor SKJ.10 Tahun 2022. Hasil analisis menunjukkan bahwa kompetensi arsiparis ahli masih belum optimal, terlihat dari belum adanya pemusnahan dan penyerahan arsip, ketiadaan SOP, dan keterbatasan pemanfaatan teknologi informasi.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa peningkatan kompetensi arsiparis ahli dapat dilakukan melalui strategi berbasis analisis SWOT, IFAS, EFAS, dan TOWS, yang menghasilkan empat rekomendasi utama. 1) Mengoptimalkan partisipasi arsiparis dalam pelatihan, workshop, dan bimbingan teknis kearsipan guna memperkuat kompetensi teknis dan manajerial. 2) Memanfaatkan aplikasi digital kearsipan seperti Sistem Informasi Naskah Dinas Elektronik (SINDE) dan Sistem Kearsipan (SEKAR) sebagai sarana pembelajaran praktik sekaligus penunjang keterampilan digital. 3) Memperluas kolaborasi dengan perguruan tinggi melalui program magang, penelitian bersama, dan pertukaran pengetahuan yang relevan dengan bidang kearsipan. 4) Menggunakan Keputusan Menpan RB Nomor SKJ.10 Tahun 2022 tentang Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagai landasan legal dalam penyusunan pedoman peningkatan kompetensi sumber daya manusia kearsipan internal. Pedoman ini dilaksanakan oleh SDM internal yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Kepala LLDIKTI Wilayah V Nomor 1083/LL5/TU.01.02/2025 tentang Pembentukan dan Pengangkatan Tim Pengelola Arsip. 5) Strategi peningkatan kompetensi arsiparis di LLDIKTI Wilayah V memerlukan pengawasan dan evaluasi kinerja yang terstruktur. Implementasi strategi tersebut diharapkan mampu meningkatkan profesionalisme arsiparis, memperbaiki praktik pengelolaan arsip dinamis di LLDIKTI Wilayah V. 

This final project analyzes strategies for improving the competencies of Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli in records management at the Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah V Yogyakarta. The study aims to analyze the current competency conditions of arsiparis ahli and formulate strategies that can be applied to enhance their capabilities. The research employed a qualitative case study method through observation, interviews, and document review of archival regulations such as the Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor SKJ.10 Tahun 2022. The analysis shows that the competencies of arsiparis ahli need strengthening, as indicated by the absence of records disposal and transfer, the lack of Standard Operating Procedures (SOPs), and limited utilization of information technology.

The findings indicate that improving the competencies of arsiparis ahli can be achieved through strategies based on SWOT, IFAS, EFAS, and TOWS analysis, resulting in four main recommendations. 1) Optimizing participation in archival training, workshops, and technical guidance to strengthen technical and managerial competencies. 2) Utilizing digital archival applications such as Sistem Informasi Naskah Dinas Elektronik (SINDE) and Sistem Kearsipan (SEKAR) as practical learning tools and enhancers of digital skills. 3) Expanding collaboration with universities through internship programs, joint research, and knowledge exchange related to archival practices. 4) Using Keputusan Menpan RB Nomor SKJ.10 Tahun 2022 tentang Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis as the legal basis for the preparation of guidelines for improving the competence of internal archival human resources. These guidelines are implemented by internal human resources formed based on Surat Keputusan Kepala LLDIKTI Wilayah V Nomor 1083/LL5/TU.01.02/2025 tentang Pembentukan dan Pengangkatan Tim Pengelola Arsip. 5) The strategy to improve the competence of archivists at LLDIKTI Wilayah V requires structured supervision and performance evaluation. The implementation of these strategies is expected to enhance the professionalism of arsiparis ahli, improve records management practices at the Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah V, and support the establishment of orderly archival governance. 

Kata Kunci : Kompetensi Arsiparis Ahli, Strategi Pengembangan, Pengelolaan Arsip Dinamis/Arsiparis Ahli Competencies, Development Strategy, Records Management