PENGEMBANGAN DIGITISASI PENYUSUNAN STANDARD FORM PENGADAAN BARANG/JASA DI PERUSAHAAN MINYAK DAN GAS BUMI NASIONAL

Fatimah Dinnurina, Ir. I Gusti Bagus Budi Dharma, S.T., M.Eng., Ph.D., IPM., ASEAN Eng.

2025 | Tesis | S2 Teknik Industri

Kegiatan pengadaan barang/jasa di Perusahaan Minyak dan Gas Bumi Nasional (“Perusahaan Migas Nasional”) memiliki arti penting yang strategis dikarenakan kegiatan di industri minyak dan gas bumi membutuhkan investasi keuangan yang cukup besar serta risiko operasional dan risiko keselamatan  yang cukup tinggi dengan mengacu pada peraturan perundang-undangan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan (HSE) yang sangat ketat. Perusahaan Migas Nasional yang merupakan salah satu afiliasi BUMN memiliki kewajiban untuk memastikan tingkat transparansi, akuntabilitas, dan kepatuhan yang tinggi terhadap pedoman pengadaan barang/jasa yang berlaku. Terlepas dari persyaratan tata kelola ini, Perusahaan Migas Nasional terus menghadapi tantangan terkait inefisiensi administratif dalam proses pengadaan barang/jasa. Kontributor utama dari masalah ini adalah ketergantungan pada proses penyusunan standard form manual yang menyebabkan kesalahan administratif yang berujung pada temuan audit berulang, peningkatan beban kerja, dan waktu proses pengadaan yang relatif panjang. Inefisiensi ini merupakan penghalang utama bagi organisasi untuk mencapai keunggulan operasional. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem digitisasi penyusunan standard form pengadaan barang/jasa serta menganalisis efisiensi waktu dari  metode manual menjadi digital.

Untuk mencapai tujuan penelitian, strategi pengumpulan data dengan berbagai metode digunakan untuk memastikan hasil yang komprehensif dan dapat dipertanggungjawabkan. Penelitian ini melibatkan tinjauan mendalam terhadap proses bisnis pengadaan barang/jasa, standard form yang digunakan dalam pengadaan barang/jasa serta ketentuan pedoman pengadaan yang saat ini digunakan di Perusahaan Migas Nasional. Selain itu, data primer diperoleh melalui pengamatan langsung terhadap kegiatan pengadaan, wawancara semi-terstruktur dengan personil pengadaan, dan pengukuran waktu yang dilakukan pada proses pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan pada tahun 2024-2025. Pendekatan metode ini memberikan wawasan kualitatif dan kuantitatif tentang karakteristik alur kerja, waktu persiapan, dan efisiensi waktu yang dihasilkan untuk sistem pengadaan manual dan digital.

Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa penerapan metode pengadaan secara digital menghasilkan penghematan efisiensi waktu 11% untuk metode Tender Terbuka, 12%  untuk metode Pemilihan Langsung serta 15% untuk metode Penunjukan Langsung. Meskipun peningkatan efisiensi bervariasi di setiap tahap, digitisasi secara signifikan menyederhanakan alur kerja, mengurangi kesalahan administratif, dan merampingkan proses dokumentasi.

ABSTRACT

Procurement serves as a critical function in ensuring the operational sustainability and strategic advancement of the National Oil and Gas Company (hereinafter, "National Oil and Gas Company"). The oil and gas industry is inherently capital-intensive, exposing procurement activities to substantial financial investments and significant operational and safety risks. These risks are further intensified by stringent health, safety, and environmental (HSE) regulations, which demand high Standardds of compliance and transparency. As a subsidiary of a State-Owned Enterprise (SOE), the National Oil and Gas Company carries a legal and ethical responsibility to uphold procurement governance principles. However, the company continues to face operational inefficiencies stemming from its reliance on manual, Standarddized form-based procurement processes. This manual approach increases exposure to administrative errors, recurring audit findings, excessive workloads, and extended procurement lead times. Consequently, these inefficiencies undermine the company's pursuit of operational excellence. This study aims to develop a digital system for Standardd form preparation in goods and services procurement and to assess its effectiveness in improving time efficiency compared to manual processes.

A multi-method research design was utilized to achieve this objective. The study comprised a comprehensive review of the company’s procurement processes, the Standarddized forms used, and the applicable procurement regulations. Primary data collection involved direct observation of procurement practices, semi-structured interviews with procurement personnel, and quantitative measurements of process time across the 2024–2025 period. This methodological approach enabled the combination of qualitative insights and quantitative analysis to evaluate workflow characteristics and the time differences between manual and digital systems.

The study's findings indicate that digitized procurement processes yielded time savings of 11% in the Open Tender method, 12% in Direct Selection, and 15% in Direct Appointment. Overall, digitization significantly enhanced workflow efficiency, reduced administrative errors, and streamlined document preparation processes.

Kata Kunci : Pengadaan Barang/Jasa, Digitisasi Pengadaan, Standard Form, Efisiensi, Migas