Strategi Penataan dan Penggunaan Arsip Kegiatan Pendidikan Lapangan pada Divisi SDM dan Umum di Divre IV Tanjungkarang PT Kereta Api Indonesia (Persero)
Arrow Akbar Sojaya Munfit, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.,
2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi
Penelitian ini mengkaji penataan dan penggunaan arsip kegiatan pendidikan lapangan serta merumuskan strategi penataan yang tepat di Divisi SDM dan Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjungkarang. Kajian ini penting dilakukan karena arsip memiliki peran krusial dalam mendukung fungsi administrasi, evaluasi program, dan perencanaan pelatihan. Namun, pengelolaannya masih menghadapi sejumlah kendala, terutama pada aspek teknis dan sumber daya. Arsip yang diteliti termasuk dalam kategori arsip dinamis inaktif, yakni dokumen yang jarang digunakan namun tetap memiliki nilai guna administratif dan informatif. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif studi kasus dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip yang dikelola mencakup dokumen seperti silabus pelatihan, daftar hadir peserta, dokumentasi kegiatan, soal pre-test dan post-test, survei kepuasan, laporan evaluasi, dan laporan pertanggungjawaban. Meskipun telah digunakan dalam perencanaan pelatihan dan evaluasi program, pengelolaan arsip tersebut masih dilakukan secara manual dan belum mengikuti standar klasifikasi nasional.
Strategi penataan dirumuskan melalui analisis SWOT yang mengidentifikasi kekuatan internal (seperti keteraturan penataan awal), kelemahan (terbatasnya SDM arsip), peluang (dukungan dari manajemen), dan ancaman (risiko kerusakan arsip fisik). Rekomendasi strategis yang diusulkan mencakup pengembangan sistem pengarsipan digital internal, penyusunan SOP penyusutan dan pemusnahan arsip, serta peningkatan kompetensi SDM kearsipan. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi rujukan dalam membangun sistem pengelolaan arsip yang lebih tertib, terstandar, dan berkelanjutan di lingkungan PT KAI.
This study analyzes the system of records management and the use of field education activity records, as well as the strategies to enhance their effectiveness, within the Human Resources and General Division of PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjungkarang.The topic is significant due to the critical role that records play in supporting administrative tasks, program evaluation, and training planning. However, current practices still face several technical and structural challenges. The research employs a qualitative case study approach, utilizing observation, interviews, and documentation as data collection techniques. The findings indicate that the managed records include documents such as training syllabi, attendance lists, activity documentation, pre-test and post-test materials, satisfaction surveys, evaluation reports, and accountability reports. These records are used for These records are used for training program planning, management reporting, and evaluation references. However, the entire management process is still manual and does not yet follow national classification standards.
The proposed improvement strategies include strengthening digital archiving, developing SOPs for appraisal and disposition, increasing archival human resource capacity, and optimizing storage space. These strategies were derived through SWOT analysis, which identified internal strengths (such as systematic arrangement), weaknesses (such as limited human resources), opportunities (such as management support), and threats (such as physical record degradation). This study is expected to contribute to the development of a more modern, standardized, and sustainable records management system within PT KAI.
Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Penataan Arsip, Penggunaan Arsip, Pendidikan Lapangan, Divisi SDM dan Umum, PT KAI.
