Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis di Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Gadjah Mada

Lintang Ayu Kinantisuci, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas mengenai penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis di Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Gadjah Mada. Tujuan dari penelitian ini guna menjelaskan bagaimana penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis di Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Gadjah Mada dengan menggunakan teori milik J. Read yang didalamnya terkandung instrumen penting yang terdiri dari penyimpanan, temu balik, dan perlindungan arsip.

Penelitian ini menggunakan jenis metode penelitian kualitatif. Terdapat empat teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Observasi dilakukan dengan mengamati kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis di UKM Teater Gadjah Mada. Wawancara dilakukan dengan tiga pengurus UKM Teater Gadjah Mada. Dokumentasi kondisi pemeliharaan arsip dinamis digunakan untuk melengkapi dan memperkuat akurasi data. Studi pustaka dilakukan untuk mencari referensi data yang mendukung penelitian. Teknik analisis data yang dilakukan melalui beberapa langkah yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini adalah arsip dinamis di UKM Teater Gadjah Mada digunakan sesuai kebutuhan namun tanpa prosedur yang jelas, sehingga penggunaannya bersifat informal. Penyimpanannya dilakukan secara digital di Google Drive dan secara konvensional di lemari, namun pengelolaan arsip konvensional kurang baik sehingga menyulitkan pencarian. Temu balik arsip digital relatif mudah berkat fitur pencarian, sementara arsip konvensional terkendala karena kurangnya sistem pengkategorian. Perlindungan arsip digital dilakukan dengan pembatasan akses, namun backup belum konsisten. Perlindungan arsip konvensional terbatas meski ada piket mingguan untuk menjaga kebersihan arsip.

This final project discusses the use and maintenance of records in the Gadjah Mada Theater Student Activity Unit. The purpose of this study is to explain how the use and maintenance of records in the Gadjah Mada Theater Student Activity Unit is carried out using J. Read's theory which contains important instruments consisting of storage, retrieve, and protect of records.

This study uses a qualitative research method. There are four data collection techniques used, namely observation, interviews, documentation, and literature studies. Observations were made by observing the use and maintenance of records in the Gadjah Mada Theater UKM. Interviews were conducted with three administrators of the Gadjah Mada Theater UKM. Documentation of the maintenance conditions of records was used to complete and strengthen data accuracy. Literature studies were conducted to find data references that support the research. Data analysis techniques carried out through several steps, namely data reduction, data presentation, and drawing conclusions.

The results of this study are that records in the Gadjah Mada Theater UKM are used according to needs but without clear procedures, so their use is informal. Storage is done digitally on Google Drive and conventionally in cabinets, but conventional records management is not good enough, making it difficult to search. Digital records retrieval is relatively easy thanks to the search feature, while conventional records are constrained by the lack of a categorization system. Digital records protection is carried out by restricting access, but backups are not consistent. Conventional records protection is limited even though there is a weekly picket to maintain the cleanliness of the records.

Kata Kunci : Arsip Dinamis, Penggunaan dan Pemeliharaan, Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Gadjah Mada.