Restorasi Arsip Milik Masyarakat Sebagai Wujud Pelayanan Publik oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY)

ALMA GHINA FAUZIYAH, Faizatush Sholikhah, S.Sos, M.A.,

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi latar belakang dan menjelaskan pelaksanaan layanan restorasi arsip milik masyarakat di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY). DPAD DIY adalah lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi yang memiliki salah satu tanggung jawab dalam pelayanan kearsipan, salah satunya dilaksanakan melalui layanan restorasi arsip yang menjadi program kerja dari Bidang Pengelolaan Arsip Statis.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif analitik dengan teknik pengumpulan data berupa observasi partisipatif pasif, wawancara, studi pustaka, serta studi dokumentasi. Observasi partisipatif pasif dilakukan melalui pengamatan secara langsung tanpa melibatkan diri terhadap kegiatan objek. Wawancara dilakukan secara terstruktur kepada tiga narasumber. Studi pustaka dilakukan melalui pengumpulan literatur buku, artikel, berita, produk hukum, maupun dokumen terkait penelitian. Studi dokumentasi dilakukan terhadap gambar dan video rekaman kegiatan terkait penelitian. Kemudian teknik analisis data dilakukan dengan metode Miles-Huberman yang mencakup reduksi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan dan verifikasi.

Kesimpulan  penelitian ini berupa layanan restorasi arsip dibentuk sebagai wujud pengabdian kepada masyarakat sekaligus kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku melalui penyediaan pelayanan publik. Pembentukan layanan ini diawali dengan rapat koordinasi internal, publikasi dan sosialisasi, serta evaluasi. Pelaksanaan layanan ini sudah sesuai dengan pedoman berupa Standar Pelayanan DPAD DIY Tahun 2024 dan Standar Operasional Prosedur Nomor DPAD/SOP-PAS. Prosedur pelayanan sudah sesuai dengan pedoman. Waktu penyelesaian sudah sesuai dengan pedoman. Biaya pelayanan dilaksanakan dalam skema gratis dan skema berbayar. Produk pelayanan berupa layanan restorasi arsip. Sarana dan prasarana sudah sesuai dengan standar, tetapi terdapat beberapa alat yang belum optimal. Kompetensi pelaksanaan sudah memenuhi standar yang ada. Adapun kendala yang dihadapi berupa rendahnya tingkat partisipasi pengguna dan kurang optimalnya penyediaan sarana dan prasarana.

This research aims to identify the background and explain the implementation of community archives restoration services at the Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY). DPAD DIY is a provincial-level regional archives that has one of the responsibilities in archival services, one of which is implemented through the archive restoration service that runs by Bidang Pengelolaan Arsip Statis.

This research uses qualitative descriptive analytic research methods with data collection techniques were carried out through passive participatory observation, interviews, literature studies, and documentation studies. Passive participatory is done through direct observation without involving oneself in the object’s activities. Interviews were conducted in a structured manner with three resource persons. Literature study was conducted through the collection of literature books, articles, news, legal products, and documents related. Documentation studies were conducted on pictures and video recordings. Then the data analysis technique was carried out using the Miles-Huberman method which includes data reduction, data presentation, and conclusion drawing and verification.

The conclusion of this research is that archive restoration services were formed as a form of community service as well as compliance with applicable laws and regulations through the provision of public services. The establishment of this service begins with an internal coordination meeting, publication and socialization, and evaluation. The implementation of this service is in accordance with the guidelines in the form of Standar Pelayanan DPAD DIY Tahun 2024 and Standar Operasional Prosedur Nomor DPAD/SOP-PAS. Service procedures are in accordance with the guidelines. Completion time is in accordance with the guidelines. Service fees are implemented in a free scheme and a paid scheme. Service products are in the form of archive restoration services. Facilities and infrastructure are in accordance with the standards, but there are several tools that are not yet optimal. Executors competence has met the existing standards. The obstacles faced are the low level of user participation and the less than optimal provision of facilities and infrastructure.

Kata Kunci : pelayanan publik, pelayanan jasa kearsipan, restorasi arsip masyarakat