Analisis Penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Pada Inspektorat Jenderal Kementerian Sosial Republik Indonesia

Prabaswara Raras Pangesti, Lastria Nurtanzila, S.I.P.,M.P.A

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Dalam praktik pengelolaan arsip dinamis, sistem otomasi arsip berperan penting dalam menjamin efisiensi serta memudahkan proses penemuan kembali informasi/ arsip. Menyusul munculnya inisiatif pemerintah untuk menciptakan gerakan tertib arsip di lingkungan Pemerintah Republik Indonesia, maka dikembangkanlah suatu sistem yang dikenal dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Sejak tahun 2020, Inspektorat Jenderal Kementerian Sosial RI menjadi salah satu organisasi yang aktif menggunakan Sistem Informasi Dinamis. 

Sistem Informasi Kearsipan Dimanis (SIKD) merupakan suatu sistem internal lingkup Kementerian Sosial RI berbasis web yang memfasilitasi pengolahan data arsip dinamis dalam menyimpan dan mengatur file/ dokumen, serta informasi organisasi yang dikelola dengan cara responsif, fleksibel, dan efisien. Selain itu, sistem ini juga memudahkan pengguna dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis mulai dari penciptaan hingga penyusutan. Banyaknya manfaat yang dirasakan dalam penggunaan SIKD juga tidak terlepas dari kelemahan dan kekurangan yang ada. Masih adanya ruang pengembangan di dalamnya, memecut berbagai pihak untuk melakukan pengembangan sistem guna tata kelola kearsipan yang lebih baik. 

Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dalam mendukung pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Sosial RI. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode kualitatif dengan jenis pendekatan naratif, dan Teknik pengumpulan data dengan menggunakan metode wawancara semiterstruktur dan obeservasi partisipan.

In the practice of record management, the record automation system plays an important role in ensuring efficiency and facilitating the process of rediscovering information/records. In accordance with the establishment of a government initiative to establish systematic documentation inside the Republic of Indonesia’s government, the Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) record management system was developed. 

The Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) is an internal system within the scope of the Ministry of Social Affairs of the Republic of Indonesia based on the web that facilitates the processing of record management data in storing and organizing files/documents, as well as organizational information that is managed in a responsive, flexible, and efficient manner. In addition, this system also makes it easy for users to manage record from creation to reduction. The many benefits felt in using SIKD are also inseparable from the weaknesses and shortcomings that exist. There is still room for development in it, spurring various parties to develop systems for better archival governance. 

The purpose of this study is to analyze how the Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) application support the records management in the Inspectorate General of the Ministry of Social Affairs of Republic of Indonesia. The researcher employed a qualitative methodology with a narrative focus in this study, and data werecollected through participant observation and semi-structured interviews. 

Kata Kunci : Arsip Dinamis, Manajemen Arsip Dinamis, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)