Pemetaan Proses Perizinan Penyelenggara Layanan Urun Dana di Otoritas Jasa Keuangan dengan Menggunakan Process Chart dan Service Blueprint

Estining Nur Sejati Purnomo, Rika Fatimah P.L., ST., M.Sc., Ph.D.

2024 | Tesis | S2 MANAJEMEN (MM) JAKARTA

Kebutuhan mekanisme perizinan Penyelenggara Layanan Urun Dana yang komprehensif menjadi poin yang krusial ketika peraturan terkait diterbitkan dan ditambah telah ditetapkannya struktur organisasi baru di Otoritas Jasa Keuangan (OJK) yang secara khusus memiliki kewenangan terkait perizinan dimaksud. Kebutuhan proses perizinan diperkuat dengan evaluasi jangka waktu perolehan izin yang telah dikeluarkan dengan rata-rata paling cepat adalah 8 bulan dan paling lama adalah 2 tahun. Penelitian terkait pemetaan proses perizinan merupakan penelitian deskriptif kuantitatif, dan menggunakan metode pengumpulan data berupa wawancara kepada 7 pihak internal OJK dan 2 pihak eksternal yang sedang dalam proses pengajuan izin. Selain itu dilakukan pengamatan langsung kepada PIC yang bertanggung jawab untuk berinteraksi langsung dengan pihak yang mengajukan izin. Untuk melakukan pemetaan proses bisnis dilakukan dengan menerapkan diagram alir, selanjutnya untuk mengidentifikasi hambatan pada aktivitas layanan perizinan menggunakan process chart, dan untuk memberikan strategi rekomendasi perbaikan proses bisnis dilakukan dengan service blueprint. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tahapan proses perizinan yaitu verifikasi dan evaluasi kelengkapan dokumen, penelaahan substansi dokumen, konsolidasi, audiensi, penelaahan dokumen, site visit, pra-live demo, live demo dan pemberian izin usaha. Aktivitas yang tidak bernilai tambah berdasarkan analisis menggunakan process chart adalah aktivitas terkait dengan proses menunggu pemohon dalam menyampaikan dokumen tanggapan. Terdapat 6 titik potensi kegagalan mengacu pada service blueprint, yaitu penyampaian dokumen, pemberian jawaban tanggapan, proses menunggu penelaahan dokumen, penelaahan substansi dokumen, konsolidasi hasil tanggapan, dan pemberian disposisi ke tim perizinan. Inefisiensi proses terlihat pada waktu pengerjaan rata-rata dari internal OJK adalah 17 hari kerja sedangkan dari pihak pemohon untuk merespon tanggapan adalah 60 hari. Strategi berupa rekomendasi sebagai perbaikan proses bisnis dapat dilakukan dengan mengembangkan sistem perizinan yang mengadopsi konsep poka-yoke untuk mencegah kesalahan, mengembangkan mekanisme internal workflow yang terstandarisasi, dan memberikan panduan berupa template standar untuk dokumen penting bagi pemohon guna memudahkan pemahaman. Selanjutnya, mekanisme konsolidasi juga dapat dilakukan secara paralel. Diharapkan dengan strategi tersebut dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses perizinan, meningkatkan transparansi dan mengoptimalkan proses perizinan, termasuk mengurangi potensi kesalahan.

The need for a comprehensive Securities Crowdfunding Platform licensing mechanism became a crucial point when the relevant regulations were issued and a new organizational structure was established at the Financial Services Authority (OJK) that specifically has the authority related to such licensing. This is reinforced by an evaluation of the timeframe for obtaining licenses that have been issued, with the fastest average being 8 months and the longest being 2 years. This research is descriptive quantitative research and uses data collection methods in the form of interviews with 7 OJK internal parties and 2 external parties who are in the process of applying for licenses. In addition, direct observation was made to the PIC, who is responsible for interacting directly with the party applying for the permit. To map the business process is done by applying a flow chart, then to identify obstacles in licensing service activities using a process chart, and to provide a business process improvement recommendation strategy is done with a service blueprint. The results showed that the stages of the licensing process are verification and evaluation of document completeness, review of document substance, consolidation, hearings, document review, site visit, pre-live demo, live demo, and granting of business licenses. Non-value-added activities based on analysis using process charts are activities related to the process of waiting for applicants to submit response documents. There are 6 potential points of failure referring to the service blueprint, namely submission of documents, provision of response answers, waiting for document review, review of document substance, consolidation of response results, and disposition to the licensing team. Process inefficiency can be seen in the average processing time from internal OJK is 17 working days while from the applicant to respond to the response is 60 days. Strategies in the form of recommendations for business process improvement can be carried out by developing a licensing system that adopts the concept of poka-yoke to prevent errors, developing a standardized internal workflow mechanism, and providing standard template guidance for important documents for applicants to facilitate understanding. In addition, the consolidation mechanism can be carried out in parallel. It is expected that these strategies can reduce the time required in the licensing process, increase transparency, and optimize the licensing process, including reducing the potential for errors.

Kata Kunci : flowchart, process chart, service blueprint, proses bisnis, proses perizinan, Layanan Urun Dana