ANALISIS PELAKSANAAN PROGRAM DIGITISASI ARSIP OPD KOTA MADIUN OLEH DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MADIUN

HAMIDAH KURNIA PUTRI, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun selaku Lembaga Kearsipan Daerah Kota Madiun mempunyai tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di daerah Kota Madiun. Salah satu kegiatannya yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun yaitu melakukan upaya perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital negara. Upaya tersebut dilakukan melalui kegiatan program digitisasi arsip. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan urgensi pelaksanaan digitisasi arsip vital serta pelaksanaan digitisasi arsip vital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan menggunakan pendekatan studi kasus. Metode pengumpulan data menggunakan studi pustaka, observasi dan wawancara. Data studi pustaka berupa peraturan yang mengatur terkait dengan topik penelitian serta buku referensi terkait penelitian. Data observasi berupa hasil pengamatan kegiatan digitisasi pada saat praktik kerja lapangan. Data wawancara berupa hasil melakukan wawancara pada kepala bidang kearsipan serta arsiparis yang bertanggung jawab dalam bidang kegiatan digitisasi arsip. Analisis data hasil dari pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan reduksi data, penyajian data serta penarikan kesimpulan.

Pelaksanaan digitisasi arsip vital dimulai dari tahapan persiapan, tahapan pemindaian, tahapan penyuntingan hingga tahapan penyimpanan. Dalam pelaksanaannya terdapat sarana dan prasarana yang menunjang keberhasilan kegiatan tersebut. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses digitisasi diantaranya yaitu komputer atau laptop, mouse, alat scanner, alas scanner, serta hardisk. Program pengelolaan arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun untuk tahun ini pelaksanaannya lebih fokus pada kegiatan digitisasi. Urgensi pelaksanaan program digitisasi sebagai bentuk perlindungan terhadap arsip vital. Selain itu, sebagai bentuk upaya pemeliharaan serta bentuk perlindungan terhadap ancaman internal maupun eksternal. 

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun as the Madiun City Regional Archives Institution has the responsibility of organizing records in the Madiun City area. One of the activities carried out by the Madiun City Library and Archives Office is to make efforts to protect, secure, and save vital state records. These efforts are carried out through records digitization program activities. This research aims to explain the urgency of implementing vital records digitization and the implementation of vital records digitization at the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun.

This research is descriptive qualitative research using a case study approach. The data collection method uses literature study, observation, and interviews. Literature study data in the form of regulations governing related to research topics and reference books related to research. Observation data in the form of observations of digitization activities during field work practices. Interview data in the form of the results of conducting interviews with the head of the records field and archivists who are responsible for archive digitization activities. Data analysis of the results of data collection is carried out using data reduction, data presentation and conclusion drawing.

The implementation of digitization of vital records starts from the preparation stage, the scanning stage, the editing stage to the storage stage. In its implementation, there are facilities and infrastructure that support the success of these activities. Facilities and infrastructure used in the digitization process include a computer or laptop, mouse, scanner, scanner mat, and hard drive. The archive management program in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun for this year is more focused on digitization activities. The urgency of implementing the digitization program is as a form of protection for vital records. In addition, as a form of maintenance effort and a form of protection against internal and external threats. 

Kata Kunci : digitisasi, arsip vital, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun