Analisis Penggunaan Sistem Tata Naskah dan Buku Agenda dalam Pengurusan Surat di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito

Prada Pudandhika, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito merupakan organisasi rumah sakit di lingkungan TNI AU yang memiliki fokus utama memberikan fasilitas pelayanan kesehatan. Sebagai sebuah organisasi di lingkungan TNI AU, organisasi ini berpedoman pada Petunjuk Administrasi Umum (Jukminu) TNI AU dalam melaksanakan kegiatan administrasi umum yang di dalamnya termasuk pengurusan surat. Sesuai dengan Jukminu TNI AU, dalam pengurusan surat yang ada organisasi ini menerapkan Sistem Tata Naskah (Takah) sebagai sistem pencatatan surat. Sistem Takah sendiri dikenal sebaga sistem kearsipan yang erat kaitannya dengan organisasi militer di Indonesia. Meskipun merupakan sebuah sistem kearsipan yang telah lama diterapkan, pada kenyataannya belum banyak penelitian ilmiah yang membahas mengenai penerapan sistem tersebut. Melalui penelitian pendahuluan yang dilakukan oleh penulis dan sesuai dengan Jukminu TNI AU ditemukan bahwa terdapat teknis pencatatan dengan buku agenda yang diterapkan berdampingan dengan Sistem Takah. Hal tersebut dikarenakan Sistem Takah pada dasarnya hanya digunakan untuk memproses surat yang dianggap penting, berlanjut, menyangkut beberapa pejabat, dan memerlukan waktu penyelesaian yang lama. Penelitian ini selanjutnya menjelaskan bagaimana perpadauan pelaksanaan Sistem Takah dan buku agenda di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito, melalui metode penelitian kualitataif dengan pendekatan deskriptif. Pembahasan dalam penelitian ini terdiri dari penjelasan pelaksanaan masing-masing sistem kemudian alur perpaduan penerapannya dalam pemahaman surat-menyurat dinas. Hasil penelitian menyatakan bahwa kedua sistem pencatatan dalam pengelolaan arsip korespondensi pada organisasi tersebut dapat berjalan secara berdampingan, hanya saja perlu adanya ketelitian dan keterampilan khusus dalam pelaksanaannya, dikarenakan kegiatan pencatatan dan pemorsesan surat pada organisasi tersebut masih dilaksanakan secara konvensional. 

RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito, is a hospital organization within the Indonesian Air Force that focuses on providing healthcare facilities. The Jukminu TNI AU guidelines for organizational administration within The Indonesian Air Force, guides RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito in its general administrative activities, including mail handling. This organization, following the guidance of the Jukminu TNI AU, uses the Tata Naskah (Takah) System as a records system to manage existing letters. Military organizations in Indonesia closely relate to the Takah System as a records system. Despite its long-standing use as a records system, few scientific studies have explored its implementation. The author's preliminary research, based on the Jukminu TNI AU, revealed that the Takah System coexists with the agenda book. This is because the Takah System is only used to process letters that are considered important, continuous, involve several officials, and require a long completion time. This study delves deeper into the use of the Takah System and the agenda book at RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito, utilizing a qualitative research method and a descriptive approach. This study provides a detailed explanation of how each technique was implemented. The research findings indicate that these organizations can concurrently operate two technique in mail handling process, but their implementation requires precision and specialized skills due to the conventional method of letter recording and processing.

Kata Kunci : Pengurusan Surat, Sistem Tata Naskah (Takah), Buku Agenda, Mail Handling