Analisis SWOT terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis di Pengurus Daerah Persatuan Judo Seluruh Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta
FIRDA NABILA RAHMA, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.
2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi
Penelitian ini bertujuan untuk menjabarkan praktik pengelolaan arsip
dinamis di Pengurus Daerah Persatuan Judo Seluruh Indonesia Daerah Istimewa
Yogyakarta (Pengda PJSI DIY) yang kemudian diuraikan menggunakan teknik
analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Penelitian ini
menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif analitik dengan teknik
pengumpulan data berupa observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka.
Observasi partisipatif dilakukan dengan pengamatan langsung dan berpartisipasi
aktif pada kegiatan pengelolaan arsip dinamis di Pengda PJSI DIY. Wawancara
dilakukan dengan lima informan. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan
beberapa literatur berupa buku, artikel, produk hukum, dokumen, surat, berita, yang
memiliki keterkaitan dengan penelitian.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Pengda
PJSI DIY memiliki siklus hidup yang mencakup tahapan penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Dapat diidentifikasikan beberapa faktor
internal yang meliputi kekuatan seperti adanya transisi arsip elektronik, kemudahan
aksesibilitas secara digital, dan struktur organisasi yang sederhana sehingga
memudahkan kolaborasi antar bidang; serta kelemahan seperti keterbatasan
kompetensi Sekretaris, sarana prasarana, serta anggaran kegiatan pengelolaan arsip
dinamis. Kemudian, faktor eksternal meliputi peluang peningkatan sumber dana
alternatif dan pemanfaatan sosialisasi dari KONI DIY; serta ancaman bahwa
pengelolaan arsip dinamis belum mengacu pada pedoman kearsipan, tidak adanya
kewajiban untuk memiliki pengetahuan terkait pengelolaan arsip dinamis, dan
kurangnya fasilitasi pembinaan dan pengembangan kearsipan. Berdasarkan hasil
analisis SWOT, diperoleh rekomendasi strategi yang dapat diterapkan untuk
memperbaiki pengelolaan arsip dinamis di Pengda PJSI DIY, yang pertama yakni
meningkatkan kompetensi dan kesadaran Sekretaris akan pentingnya pelaksanaan
pengelolaan arsip dinamis, kedua yakni menerapkan pedoman empat pilar
kearsipan yang mengacu pada Peraturan Kemenpora RI untuk memberikan
kerangka hukum yang lebih jelas, ketiga yakni memperluas sumber dana alternatif
untuk mengatasi keterbatasan anggaran dalam pelaksanaan pengelolaan arsip
dinamis.
This research aims to describe the practice of records management at
Pengurus Daerah Persatuan Judo Seluruh Indonesia in Special Region of
Yogyakarta (Pengda PJSI DIY) which is described using SWOT analysis techniques
(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). This research uses qualitative
descriptive analytic research methods with data collection techniques in the form
of participatory observation, interviews, and literature studies. Participatory
observation was carried out by direct observation and active participation in
records management activities at Pengda PJSI DIY. Interviews were conducted
with five informants. Literature studies were conducted by collecting some
literature in the form of books, articles, legal products, documents, letters, news,
which have relevance to the research.
The results showed that records management in Pengda PJSI DIY has a life
cycle that includes the stages of creation, use and maintenance, and disposition.
Several internal factors can be identified which include strengths such as the
transition of electronic records, ease of digital accessibility, and a simple
organizational structure that facilitates collaboration between fields; as well as
weaknesses such as limited competence of the Secretary, infrastructure, and budget
for records management activities. Then, external factors include opportunities for
increasing alternative funding sources and utilizing socialization from KONI DIY;
as well as threats that records management has not referred to archival guidelines,
there is no obligation to have knowledge related to records management, and lack
of facilitation of archival guidance and development. Based on the results of the
SWOT analysis, strategic recommendations are obtained that can be applied to
improve records management in Pengda PJSI DIY, the first is to increase the
competence and awareness of the Secretary of the importance of implementing
records management, the second is to implement the four pillars of archiving
guidelines that refer to the Kemenpora RI Regulation to provide a clearer legal
framework, the third is to expand alternative funding sources to overcome budget
limitations in the implementation of records management
Kata Kunci : Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip Dinamis, Analisis SWOT