Analisis SWOT terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis di Pengurus Daerah Persatuan Judo Seluruh Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta

FIRDA NABILA RAHMA, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini bertujuan untuk menjabarkan praktik pengelolaan arsip dinamis di Pengurus Daerah Persatuan Judo Seluruh Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta (Pengda PJSI DIY) yang kemudian diuraikan menggunakan teknik analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif analitik dengan teknik pengumpulan data berupa observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipatif dilakukan dengan pengamatan langsung dan berpartisipasi aktif pada kegiatan pengelolaan arsip dinamis di Pengda PJSI DIY. Wawancara dilakukan dengan lima informan. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan beberapa literatur berupa buku, artikel, produk hukum, dokumen, surat, berita, yang memiliki keterkaitan dengan penelitian. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Pengda PJSI DIY memiliki siklus hidup yang mencakup tahapan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Dapat diidentifikasikan beberapa faktor internal yang meliputi kekuatan seperti adanya transisi arsip elektronik, kemudahan aksesibilitas secara digital, dan struktur organisasi yang sederhana sehingga memudahkan kolaborasi antar bidang; serta kelemahan seperti keterbatasan kompetensi Sekretaris, sarana prasarana, serta anggaran kegiatan pengelolaan arsip dinamis. Kemudian, faktor eksternal meliputi peluang peningkatan sumber dana alternatif dan pemanfaatan sosialisasi dari KONI DIY; serta ancaman bahwa pengelolaan arsip dinamis belum mengacu pada pedoman kearsipan, tidak adanya kewajiban untuk memiliki pengetahuan terkait pengelolaan arsip dinamis, dan kurangnya fasilitasi pembinaan dan pengembangan kearsipan. Berdasarkan hasil analisis SWOT, diperoleh rekomendasi strategi yang dapat diterapkan untuk memperbaiki pengelolaan arsip dinamis di Pengda PJSI DIY, yang pertama yakni meningkatkan kompetensi dan kesadaran Sekretaris akan pentingnya pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis, kedua yakni menerapkan pedoman empat pilar kearsipan yang mengacu pada Peraturan Kemenpora RI untuk memberikan kerangka hukum yang lebih jelas, ketiga yakni memperluas sumber dana alternatif untuk mengatasi keterbatasan anggaran dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis.

This research aims to describe the practice of records management at Pengurus Daerah Persatuan Judo Seluruh Indonesia in Special Region of Yogyakarta (Pengda PJSI DIY) which is described using SWOT analysis techniques (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). This research uses qualitative descriptive analytic research methods with data collection techniques in the form of participatory observation, interviews, and literature studies. Participatory observation was carried out by direct observation and active participation in records management activities at Pengda PJSI DIY. Interviews were conducted with five informants. Literature studies were conducted by collecting some literature in the form of books, articles, legal products, documents, letters, news, which have relevance to the research. The results showed that records management in Pengda PJSI DIY has a life cycle that includes the stages of creation, use and maintenance, and disposition. Several internal factors can be identified which include strengths such as the transition of electronic records, ease of digital accessibility, and a simple organizational structure that facilitates collaboration between fields; as well as weaknesses such as limited competence of the Secretary, infrastructure, and budget for records management activities. Then, external factors include opportunities for increasing alternative funding sources and utilizing socialization from KONI DIY; as well as threats that records management has not referred to archival guidelines, there is no obligation to have knowledge related to records management, and lack of facilitation of archival guidance and development. Based on the results of the SWOT analysis, strategic recommendations are obtained that can be applied to improve records management in Pengda PJSI DIY, the first is to increase the competence and awareness of the Secretary of the importance of implementing records management, the second is to implement the four pillars of archiving guidelines that refer to the Kemenpora RI Regulation to provide a clearer legal framework, the third is to expand alternative funding sources to overcome budget limitations in the implementation of records management

Kata Kunci : Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip Dinamis, Analisis SWOT