Proyek akhir ini membahas mengenai analisis pemanfaatan Rail Document System (RDS) versi 3 dalam pengelolaan arsip korespondensi di Unit Dokumen UPT Balai Yasa Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip korespondensi di UPT Balai Yasa Yogyakarta. Penelitian ini juga akan mengidentifikasi mengenai pemanfaatan RDS di Balai Yasa Yogyakarta. Serta penelitian ini akan menganalisis penggunaan RDS versi 3 dari perspektif pengguna dalam pengelolaan arsip korespondensi.
Penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif deskriptif studi kasus. Data yang diperlukan dalam penelitian ini didapatkan dari observasi partisipatif, wawancara semi terstruktur, kuesioner, dan studi dokumentasi. Data yang didapatkan dianalisis berdasarkan indikator pada model Tecnology Acceptance Model (TAM) versi 2 yang dikembangkan oleh Davis dan Vankatesh untuk mengukur penerimaan penggunaan RDS versi 3 berdasarkan persepektif penggunanya.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa seluruh kegiatan pengelolaan arsip korespondensi sudah menggunakan aplikasi RDS versi 3. Tahapan pengelolaan arsip korespondensi elektronik dimulai dari penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, serta pemeliharaan. Hasil analisis menunjukkan bahwa pemanfaatan RDS oleh pengguna telah memenuhi persepsi kemudahan penggunaan dan persepsi kebermanfaatan. Pengguna merasa kehadiran RDS memberikan kemudahan dalam kegiatan surat-menyurat secara internal maupun eksternal, selain itu pembaruan pada menu RDS menghadirkan fitur yang lebih interaktif dan intuitif. Meskipun demikian, masih terdapat kendala yang ditemukan dalam pemanfaatan RDS yaitu terkait dengan masalah jaringan dan kurangnya pelatihan dukungan teknis. Sehingga diperlukan perbaikan sistem jaringan untuk memastikan stabilitas dan kecepatan akses data yang optimal, serta memberikan program pelatihan yang lebih intensif dan komprehensif bagi pengguna.
This final project discusses the analysis of the utilization of Rail Document System (RDS) version 3 in the management of correspondence records at the Document Unit of UPT Balai Yasa Yogyakarta. This research aims to determine the management of correspondence reocrds at UPT Balai Yasa Yogyakarta. This research will also identify the utilization of RDS at Balai Yasa Yogyakarta. And this research will analyze the use of RDS version 3 from the user's perspective in managing correspondence records.
This research was conducted using a descriptive qualitative method of case study. The data required in this study were obtained from participatory observation, semi-structured interviews, questionnaires, and documentation studies. The data obtained was analyzed based on indicators in the Tecnology Acceptance Model (TAM) version 2 model developed by Davis and Vankatesh to measure acceptance of the use of RDS version 3 based on the user's perspective.
The results showed that all correspondence records management activities have used the RDS version 3 application. The stages of managing electronic correspondence records start from creation and storage, distribution and use, and maintenance. The results of the analysis show that the utilization of RDS by users has met the perception of ease of use and perceived usefulness. Users feel that the presence of RDS provides convenience in internal and external correspondence activities, besides that updates to the RDS menu present more interactive and intuitive features. Nevertheless, there are still obstacles found in the utilization of RDS, namely related to network problems and lack of technical support training. So it is necessary to improve the network system to ensure stability and optimal data access speed, as well as provide a more intensive and comprehensive training program for users.
Kata Kunci : Arsip Korespondensi, Technology Acceptance Model (TAM), Rail Document System
