Analisis Pelaksanaan Perlindungan Arsip Vital di Dinas Pertanahan dan Tata Ruang (Dispertaru) Daerah Istimewa Yogyakarta

Waridatun, Irfan Rizky Darajat, S.I.P., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip vital yang tercipta di Dinas Pertanahan dan Tata Ruang (Dispertaru) Daerah istimewa Yogyakarta mengandung berbagai nilai penting yang menyangkut hak dan kewajiban masyarakat terkait dengan tanah Sultan Ground.  Kuantitas arsip vital yang tercipta di Dispertaru DIY cukup besar. Lembaga pencipta arsip memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan melindungi arsip vital sesuai yang tertulis dalam dasar hukum Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Apabila pengelolaan dan perlindungan arsip vital tidak dilaksanakan dengan baik maka dapat terjadi kerusakan serta kehilangan informasi maupun fisik dari arsip vital tersebut. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip vital yang telah dilaksanakan serta menganalisis perlindungan dan pengamanan arsip vital sehingga dapat ditemukan rekomendasi langkah-langkah yang harus dilakukan oleh instansi tersebut. 

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif studi kasus yang bersifat deskripstif dengan menggunakan data yang berasal dari sumber primer dan sekunder. Data primer didapatkan dari observasi non-partisipasi dan wawancara sedangkan data sekunder didapatkan dari studi pustaka. Analisis data menggunakan metode reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. 

Dari penelitian ini ditemukan bahwa pelaksanaan perlindungan arsip vital yang diterapkan di Dispertaru DIY kurang maksimal yakni masih kurangnya sarana dan prasarana dalam Records Center. Berdasarkan hasil analisis metode perlindungan dan pengamanan arsip vital ditemukan hal-hal yang perlu diperbaiki oleh instansi tersebut.  Selain itu, terdapat contoh rancangan perlindungan arsip vital sesuai dengan Petunjuk Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Dinas Pertanahan dan Tata Ruang (Kundha Niti Mandala Sarta Tata Sasana) Daerah Istimewa Yogyakarta yang dapat diterapkan. 

Vital records created at the Yogyakarta Special Region's Department of Agrarian Affairs and Spatial Planning (Dispertaru) hold significant value related to the rights and obligations of the community regarding Sultan Ground land. The volume of vital records generated by Dispertaru DIY is quite substantial. The records-creating institution bears the responsibility to manage and protect vital records in accordance with Law Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Failure to properly manage and protect vital records can lead to damage and loss of information and physical records. This research aims to identify the implementation of vital records management and analyze the protection and security of vital records to provide recommendations for the institution's actions.

This research employs a qualitative descriptive method utilizing data from primary and secondary sources. Primary data is obtained through non-participant observation and interviews, while secondary data is gathered from literature studies. Data analysis employs data reduction, data presentation, and conclusion drawing or verification methods.

The findings of this study indicate that the implementation of vital records protection at Dispertaru DIY is suboptimal, primarily due to inadequate facilities and infrastructure within the Records Center. The primary issue lies in the inadequate facilities and infrastructure of the Records Center, which hinders effective storage and management of vital records. Analysis of the protection and security methods employed for vital records revealed areas that require improvement by the institution. In addition to these recommendations, the research provides an example of a vital records protection plan aligned with the Technical Guidelines for Managing Dynamic Records in the Yogyakarta Special Region's Department of Agrarian Affairs and Spatial Planning (Kundha Niti Mandala Sarta Tata Sasana). This plan serves as a model for implementing effective vital records protection measures.

Kata Kunci : Perlindungan Arsip Vital, Arsip Vital, Sultan Ground, Vital Records Protection, Vital Records, Sultan Ground