Analisis Penataan Kembali Arsip Dinamis Inaktif Dalam Rangka Pemeliharaan Arsip di Pusat Studi Kebudayaan Univeristas Gadjah Mada

YASYA TAMARA SURYARATNA, Waluyo, S.S., M.Hum

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas pada analisa penataan kembali arsip dinamis inaktif di Pusat Studi Kebudayaan Univeristas Gadjah Mada. Tujuan dari pelaksanaan penelitian ini untuk menjelaskan fungsi arsip dinamis inaktif, pelaksanaan penataan kembali arsip dinamis inaktif yang dilakukan dengan konsep penataan kembali arsip yang ada, mengidentifikasi kendala saat proses penataan kembali arsip dinamis inaktif di Pusat Studi Kebudayaan Universitas Gadjah Mada, serta mengidentifikasi strategi pemeliharaan arsip dinamis inaktif di Pusat Studi Kebudayaan Univeristas Gadjah Mada. Proyek akhir ini menggunakan penelitian kualitatif deskriptif analisis, metode pengumpulan datanya dilakukan dengan cara observasi partisipan, wawancara dan studi Pustaka. Data yang telah terkumpul lalu diolah menggunakan teknik analisis data yang meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Kesimpulan dari penelitian ini ialah bahwa proses penataan kembali arsip dinamis inaktif pada arsip yang kondisinya tidak teratur dilakukan melalui tahapan penataan kembali, penyimpanan, disertai dengan memeberikan saran alih media arsip dinamis inaktif, namun secara pelaksanaanya belum maksimal. Tahapan pelaksanaan penataan kembali arsip dimulai dari survei, pembuatan daftar ikhtisar arsip, pembuatan skema pengaturan arsip, persiapan, pemilahan, klasifikasi dan penomoran berkas, pembuatan daftar arsip dinamis inaktif (deskripsi, entri data, dan manuver daftar arsip), manuver fisik, pembersihan arsip, pembungkusan, penataan arsip ke dalam boks, penomoran dan penyimpanan boks arsip. Kendala dalam proses pemeliharaan arsip dinamis inaktif meliputi kurangnya SDM di bidang kearsipan, kurangnya saran dan prasarana, kondisi fisik arsip yang beberapa tidak terbaca, belum adanya anggaran khusus kearsipan dan belum ada pedoman yang mengatur tentang pemeliharaan arsip dinamis inaktif di lingkungan UGM.

This final project focuses on analyzing the rearrangement of inactive records in the context or inactive records maintenance at the Center for Cultural Studies, Gadjah Mada University. This research aims to explain the function of inactive records, the implementation of inactive records rearrangement which is carried out using the existing inactive records maintenance concept, as well as identifying obstacles during the process of rearrangement inactive records at the Center for Cultural Studies, Gadjah Mada University. This final project uses qualitative descriptive analysis research, the data collection method is carried out by means of participant observation, interviews and literature study. The data that has been collected is then processed using data analysis techniques which include data reduction, data presentation, and drawing conclusions. The conclusion of this study is that the process of rearranging inactive records in inactive records whose conditions are irregular is carried out through the stages of rearrangement, storage, accompanied by giving advice on transferring inactive records media, but its implementation has not been maximized. The stages of implementing inactive records rearrangement start from surveying, making an records overview list, making an inactive records arrangement scheme, preparing, sorting, classifying and numbering files, making a list of inactive records (description, data entry, and inactive records list maneuvers), physical maneuvers, cleaning inactive records , packaging, arranging inactive records into boxes, numbering and storing inactive records boxes. The obstacles in the process of rearrangement inactive records include the lack of human resources, lack of advice and infrastructure, the physical condition of some inactive records that are not legible, the absence of a special inactive records budget and there are no guidelines governing the maintenance of inactive records at UGM.

Kata Kunci : Kata Kunci: Arsip Dinamis Inaktif, Penatan Kembali, Pemeliharaan Arsip Dinamis Inaktif