URGENSI PERLINDUNGAN ARSIP VITAL DI DINAS KOPERASI DAN UKM DIY

NOVITA TRIO KHASANAH, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip vital memiliki peran penting bagi keberlangsungan jalannya aktivitas organisasi. Hilangnya arsip vital dari berbagai ancaman dapat mengakibatkan kerugian yang harus ditanggung oleh organisasi. Oleh karena itu, diperlukan metode perlindungan yang khusus agar arsip vital dapat terjaga dengan baik dan aman. Penulisan proyek akhir ini memiliki tujuan untuk menjabarkan urgensi keberadaan arsip vital bagi Dinas Koperasi dan UKM DIY (Diskop UKM DIY) serta untuk menjelaskan dan menganalisis metode perlindungan arsip vital

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan metode observasi partisipatif; wawancara; studi literatur melalui buku, jurnal, laporan, serta produk hukum; serta dokumentasi. Adapun untuk teknik analisis data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini memaparkan bahwa urgensi arsip vital bagi kinerja Diskop UKM DIY yaitu salah satunya arsip vital UKM dan koperasi berperan penting bagi Diskop UKM DIY sebagai pihak eksternal dalam memberikan kepercayaan dalam proses berkontribusi pada pemberdayaan, pengembangan, pembinaan dan pengawasan koperasi dan UMKM serta untuk melindungi kepentingan hak instansi, hak pegawai, dan hak penting lainnya. Metode perlindungan arsip vital yang dilaksanakan Diskop UKM DIY yaitu metode duplikasi, metode dispersal dan metode vaulting. Kendala dan tantangan yang ditemukan yaitu kendalanya kurangnya sarana prasarana yang memadai serta untuk tantangannya letak Diskop UKM DIY yang rentan akan bencana dan belum adanya SOP mengenai kesiapsiagaan menghadapi bencana. Sehingga saran yang direkomendasikan salah satunya pengadaan sarana prasarana melalui dana hibah dan penyusunan rencana tanggap darurat yang mencakup prosedur/SOP evakuasi arsip vital dan langkah-langkah pemulihan setelah bencana dan pelatihan pegawai mengenai kesiapsiagaan dalam menghadapi situasi darurat atau bencana alam.

Vital records have an important role in the continuity of organizational activities. The loss of vital records from various threats can result in losses that must be borne by the organization. Therefore, a special protection method is needed so that vital records can be maintained properly and safely. The writing of this final project aims to describe the urgency of the existence of vital records for the performance of the Dinas Koperasi dan UKM DIY Diskop UKM DIY) and to explain and analyze the methods of protecting vital records.

This research uses a qualitative method with a case study approach. Data collection techniques in this study used participatory observation methods; interviews; literature studies through books, journals, reports, and legal products; and documentation. As for the data analysis techniques used, namely data reduction, data presentation, and conclusion.

The results of this research explain that the urgency of vital records for the performance of the Diskop UK DIY, namely that the vital records of UKM and cooperatives play an important role for the Diskop UKM DIY as an external party in providing trust in the process of contributing to the empowerment, development, guidance and supervision of cooperatives and UMKM as well as to protect interests of agency rights, employee rights, and other important rights. The vital records protection methods implemented by Diskop UKM DIY are the duplication method, dispersal method and vaulting method. The obstacles and challenges found were the lack of adequate infrastructure and the challenges were the location of the Diskop UKM DIY which was vulnerable to disasters and the absence of SOPs regarding disaster preparedness. So the recommended suggestions include providing infrastructure through grant funds and preparing an emergency response plan which includes procedures/SOPs for evacuating vital records and recovery steps after a disaster and training employees regarding preparedness in dealing with emergency situations or natural disasters.

Kata Kunci : Arsip Vital, Fungsi Arsip Vital, Perlindungan Arsip Vital