Rekomendasi Desain Pengelolaan Arsip Kepegawaian PPPK (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja) di Bidang Informasi Kepegawaian Kantor Regional I Badan Kepegawaian Negara Yogyakarta
SELLY SEVIANA SARI, Titi Susanti, S.S., M.P.A
2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi
Proyek Akhir ini
berfokus pada rekomendasi desain pengelolaan arsip kepegawaian PPPK (Pegawai
Pemerintah dengan Perjanjian Kerja) di Bidang INKA Kanreg I BKN Yogyakarta.
Penelitian ini bertujuan untuk mengatasi adanya permasalahan arsip kepegawaian
PPPK yang diakibatkan belum adanya pedoman peraturan dari BKN mengenai
pengelolaan arsip tersebut. Maka, dalam laporan ini menjelaskan mengenai
urgensi pengelolaan arsip, analisis kondisi sebelum dilakukan pengelolaan, dan rekomendasi
desain pengelolaan arsip.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus dan action research. Metode pengumpulan data meliputi observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Observasi dilakukan dengan berpartisipasi langsung dalam proses pembuatan rekomendasi desain pengelolaan dan pengimplemtasiannya. Wawancara dilakukan secara langsung dengan tanya jawab kepada narasumber untuk mendapatkan data sesuai dengan kebutuhan penelitian. Studi dokumentasi dilakukan dengan memahami sumber literatur terkait dan pengambilan gambar berupa foto sebagai pendukung nyata terhadap objek yang dimaksud dalam penelitian. Data yang diperoleh kemudian dianalisis menggunakan teknik reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi agar menjadi informasi yang relevan.
Hasil dalam kajian ini menunjukkan pengelolaan
arsip kepegawaian PPPK sangat penting dilakukan pengelolaan karena digunakan
sebagai bahan pelayanan kebutuhan informasi kepegawaian PPPK di lingkup wilayah
kerjanya. Namun, arsip PPPK yang tercipta sejak 2021 baru sekedar penerimaan
saja oleh Bidang INKA dan membutuhkan adanya desain pengelolaan arsip tersebut.
Dalam rekomendasi desain pengelolaan arsip ini terdiri dari desain sistem
pengelolaan arsip dan sarana prasarana. Desain sistem pengelolaan arsip
meliputi penerimaan dan penciptaan arsip, distribusi arsip, penggunaan,
pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Desain sarana prasarana meliputi ruang
penyimpanan, komputer, internet, printer, ATK, sampul arsip, boks arsip, dan roll
o’pack.
This final project
focuses on recommendations for the design of PPPK (Government Employees with Work
Agreements) personnel records management in the INKA Division of Kanreg I BKN
Yogyakarta. This research aims to address the issue of PPPK personnel records
due to the absence of regulatory guidelines from BKN regarding their
management. Therefore, this report explains the urgency of records management,
identifies conditions before and after management, and presents a records
management design.
This research
employs a qualitative approach using case study and action research methods.
Data collection methods include observation, interviews, and documentation
studies. Observations were conducted by actively participating in the process
of making management design recommendations and their implementation.
Interviews were conducted by asking arranged questions to selected informants
to obtain data according to research needs. Documentation studies were executed
by reviewing related literature sources and taking photographs as valid support
for the objects referred to in the study. The data obtained was then analyzed
using data reduction techniques, data presentation, and conclusion
drawing/verification to become relevant information.
The results of this
study show that the management of PPPK staffing records is crucial, as it
serves as a resource for meeting PPPK staffing information needs within their
work area. However, the PPPK records created since 2021 have only been received
by the INKA Division and require a comprehensive management design. This
records management design recommendation includes both a records management
system and necessary infrastructure. The records management system design
encompasses the processes of receiving and creating records, distributing
records, using, maintaining, and disposing of records. The infrastructure
design includes storage space, computers, internet access, printers,
stationery, record covers, records boxes, and roll o’packs.
Kata Kunci : Arsip Kepegawaian PPPK, Pengelolaan Arsip, Desain Pengelolaan Arsip PPPK, Kanreg I BKN Yogyakarta