PENERAPAN REGISTRASI DAN INTEROPERABILITAS PEMERIKSAAN LABORATORIUM RUJUKAN BERBASIS WEBSITE DI RUMAH SAKIT KANKER DHARMAIS
Lyana Setiawan, Dr. dr. Susilowati, M.Kes; dr. Guardian YS, M.MInfo
2024 | Tesis | S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat
Latar
belakang: Layanan laboratorium RS
Dharmais, sebagai rumah sakit rujukan vertikal dan rujukan parsial perlu
mengelola layanan penunjang medis secara elektronik. Untuk memperbaiki mutu
pelayanan laboratorium, maka akan dikembangkan sistem yang interoperable untuk
registrasi pemeriksaan rujukan secara daring dengan mengakses menu pendaftaran
di website Sistem Informasi Rumah Sakit Kanker Dharmais (SIRSKD) yang
memungkinkan laboratorium perujuk dapat langsung melakukan registrasi sampel,
dan hasil pemeriksaan terpindah ke dalam sistem informasi institusi perujuk,
sehingga data dapat diterima secara real time untuk mencegah kesalahan
penyalinan hasil di institusi perujuk.
Tujuan: Untuk menilai kebutuhan registrasi berbasis website
dan interoperabilitas layanan rujukan laboratorium (rujukan parsial) di RSKD
sebagai alat bantu untuk pelayanan dan pemasaran, mengembangkan dan menerapkan
serta mengevaluasi efektivitas penerapan registrasi pemeriksaan laboratorium
rujukan berbasis website SIRSKD dalam mengingkatkan mutu layanan laboratorium
dan pendukung upaya pemasaran.
Metode: Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan desain action
research. Partisipan penelitian diambil secara purposive sampling. Metode
pengumpulan data adalah dengan diskusi kelompok terarah (DKT) menggunakan
panduan DKT. DKT dilakukan pada tahap diagnosis masalah, pra-implementasi dan
evaluasi. DKT dapat dilakukan secara tatap muka atau daring melalui platform
zoom sesuai dengan kesepakatan kelompok informan. Hasil diskusi direkam dengan
alat perekam untuk kemudian dilakukan transkripsi dan dianalisis.
Hasil:
Dua belas orang responden
berpartisipasi dalam diskusi kelompok terarah. Pada tahap identifikasi,
ditemukan bahwa untuk rujukan HIV viral
load dari Puskesmas ke laboratorium Patologi Klinik RSKD terdapat 2 sistem
informasi yang perlu dilakukan input data, yaitu SITRUST dan SIHA. Belum ada
link antara sistem informasi RSKD dengan SITRUST maupun SIHA, sehingga input
hasil dikerjakan secara manual. Kendala yang ditemukan antara lain jaringan sering
down dan pengiriman hasil yang bermasalah. Interoperabilitas belum dapat
dilakukan karena masalah teknis. Kebutuhan pengguna terkait sistem mencakup
kemudahan penggunaan, integrasi antar sistem, struktur informasi yang sederhana
dan kemudahan akses hasil. Berdasarkan kebutuhan pengguna dilakukan perubahan
desain sistem registrasi berbasis website berupa menu yang spesifik, penggunaan
OTP, kemudahan pengisian data pasien dan informasi
tentang status dan hasil pasien. Sosialisasi diikuti 63 institusi dan implementasi
dilakukan kepada laboratorium yang bersedia menggunakan sistem tersebut. Terdapat
penambahan 12 laboratorium perujuk yang mendaftar untuk pembuatan username dan
password akses website pendaftaran rujukan RSKD. Pada evaluasi pasca
implementasi, umumnya pengguna menyatakan sistem ini mudah digunakan namun
masih ditemukannya kendala dalam penerapannya.
Kesimpulan
dan saran: Kebutuhan
registrasi berbasis website dan interoperabilitas layanan rujukan laboratorium
(rujukan parsial) di RSKD terdiri dari kemudahan input data, interoperabilitas
antar sistem, proses order yang lancar, dan tidak adanya kendala pengiriman hasil. Sistem registrasi pelayanan rujukan
laboratorium berbasis web yang dikembangkan RSKD berdasarkan kebutuhan pengguna
menunjukkan mutu yang baik. Sistem registrasi berbasis website yang
mudah digunakan dapat meningkatkan kepuasan pengguna sistem.
Background: As a vertical referral and
partial referral hospital, the laboratory services of Dharmais Hospital need to
manage medical support services electronically. In order to improve the quality
of these services, an interoperable system for online registration of referral
examinations will be developed by accessing the registration menu on the
Dharmais Cancer Hospital Information System (SIRSKD) website. This system will
allow referring laboratories to directly register samples and the examinations.
Objective: Develop, implement, and
assess the efficacy of SIRSKD's website-based reference laboratory examination
registration in enhancing the caliber of laboratory services and bolstering
marketing initiatives. Determine the necessity of website-based registration
and interoperability of laboratory reference (partial referral) services at
RSKD as a tool for service and marketing.
Method: This study uses an action research design and is qualitative in nature.
Purposive sampling was used to select research participants. Focus groups are
used to collect data through discussions guided by the DKT guide. DKT is used
during the stages of problem diagnosis, pre-implementation, and assessment. As
agreed upon by the informant group, DKT may be conducted online via the Zoom
platform or in-person. A recording device was used to capture the discussion's
outcomes, which were subsequently transcribed and examined.
Results:
Twelve respondents were gathered
through semi-structured question guides used in group discussions prior to
deployment. In the identification step, we found that
for HIV viral load referral tests, staffs have to input the data through 2
information systems, namely SITRUST and SIHA. There was no link between
Dharmais’ information system with SITRUST or SIHA, thus manual input of results
is needed. Obstacles found included network down time and problems in result
delivery. Interoperability is yet to be done due to technical problem. User
requirement for system included ease of use, integration between systems,
simple structure of information and ease of access to result. Based on user
requirements, redesign of system was performed by providing specific menu, use
of one-time password (OTP), simplification of patient data entry, and menu for
information of testing status and patient result.
Socialization was attended by 63 institutions and subsequent implementation
performed in laboratories willing to use the system. Twelve new users are
recruited. Post implementation evaluation showed that users deemed the
system easy to use, but there are still obstacles in implementation.
Conclusion
and Recomendation: Website-based registration and interoperability
of laboratory referral services (partial referrals) at RSKD required simplicity
of data entry, system integration, a seamless ordering process, and the lack of
issues with results transmission. Using user demands and expected quality,
Dharmais Cancer Hospital designed and deployed a web-based registration system
for laboratory referral services. The system has good quality, according to an
evaluation of its application in networks/partners of hospitals/laboratories,
and the system can boost user satisfaction.
Kata Kunci : Registrasi berbasis website, laboratorium rujukan, interoperabilitas, Website based-registration, referral laboratory, interoperability