PEMANFAATAN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS) PADA SIMASTER UNIVERSITAS GADJAH MADA OLEH MAHASISWA PROGRAM STUDI PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI SEBAGAI MEDIA PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI ARSIP PERSONAL

Muhammad Irsyad Syafi'i, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu perguruan tinggi yang memiliki sistem informasi terintegrasi yang dikembangkan tahun 2017. Sistem tersebut bernama Simaster UGM (Sistem Informasi Terintegrasi UGM). Dalam Simaster UGM terdapat fitur DMS (Document Management System) yang memungkinkan pengguna untuk mengunggah dokumen-dokumen pendukung untuk berbagai keperluan, seperti administrasi, akademik, kemahasiswaan, dan lainnya. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi bentuk penyimpanan dan temu kembali arsip personal dengan fitur DMS di Simaster UGM, hubungan DMS dengan fitur lain di Simaster UGM dalam menunjang kegiatan administrasi dan akademik kemahasiswaan, dan kendala atau hambatan dalam penggunaan DMS.

Penelitian ini menggunakan pendekatan desktiptif kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan ialah studi pustaka, wawancara, observasi dan kuesioner. Studi Pustaka dilakukan dengan mengkaji beberapa sumber literatur dan referensi seperti buku, jurnal dan lainnya. Observasi partisipatif dilakukan dengan cara terlibat langsung pada kegiatan yang ada di lapangan. Wawancara dilakukan dengan narasumber perwakilan mahasiwa angkatan 2019 sampai 2023 dari prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi. Kuesioner disebar pada mahasiswa prodi Pengeolaan Arsip dan Rekaman Informasi dengan materi pertanyaan seputar penyimpanan arsip, penggunaan dan pemanfaatan DMS Simaster UGM.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah DMS merupakan salah satu fitur di Simaster yang memberikan banyak manfaat baik di tingkat individu maupun lembaga pendidikan. Implementasi dari DMS di dalam Simaster UGM ini dapat memberikan manfaat seperti sebagai media penyimpanan arsip personal dan temu kembali dokumen mahasiswa. Dalam pengguaan fitur dari DMS dalam Simaster UGM memungkinkan pengguna untuk mengunggah dokumen-dokumen pendukung untuk berbagai keperluan, seperti administrasi, akademik, kemahasiswaan, dan lain sebagainya. Dalam pemanfaatan DMS ini terdapat beberapa kendala seperti kurang populernya DMS dikalangan mahasiswa, kesulitan teknis dalam penggunaan fitur di DMS dan tidak adanya SOP penggunaan DMS.

Universitas Gadjah Mada is one of the universities that has an integrated information system developed in 2017. The system is called Simaster UGM (UGM Integrated Information System). In Simaster UGM there is a DMS (Document management system) feature that allows users to upload supporting documents for various purposes, such as administration, academic, student affairs, and others. This research aims to identify the form of storage and retrieval of personal records with the DMS feature in Simaster UGM, the relationship between DMS and other features in Simaster UGM in supporting administrative and academic activities of student affairs, and obstacles or barriers in the use of DMS.

This research uses a qualitative descriptive approach. The data collection methods used are literature study, interviews, observations and questionnaires. Literature study was carried out by reviewing several sources of literature and references such as books, journals and others. Participatory observation is carried out by being directly involved in activities in the field. Interviews were conducted with representatives of the 2019 to 2023 batch of students from the Archive and Records Management study program. Questionnaires were distributed to students of the Archive and Records Management study program with questions about archive storage, use and utilization of the UGM Simaster DMS.

The conclusion of this research is that DMS is one of the features in Simaster that provides many benefits both at the individual level and educational institutions. The implementation of DMS in Simaster UGM can provide benefits such as personal archive storage and document retrieval. The use of DMS features in Simaster UGM allows users to upload supporting documents for various purposes, such as administration, academic, student affairs, and so on. In the utilization of DMS, there are several obstacles such as the lack of popularity of DMS among students, technical difficulties in using features in DMS and the absence of SOPs for the use of DMS.

Kata Kunci : Pemanfaatan, Document Management System, Arsip Personal