IMPLEMENTASI MANAJEMEN INFORMASI KEARSIPAN STATIS DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Ikra Widya Ambarwati Yudha S, Dr. Bevaola Kusumasari, SIP., M.Si

2023 | Tesis | S2 Ilmu Administrasi Negara

Tesis ini membicarakan penerapan manajemen informasi kearsipan statis berbasis teknologi informasi sebagai wujud konsep dasar New Publik Manajemen yang menekankan kinerja berorientasi hasil di sektor publik pelaksanaan pekerjaan pelayanan atau service kepada pelanggan, dalam hal ini pengguna arsip dan stake holder terkait dengan berorientasi pada prinsip efisien, efektif, dan ekonomis. Penelitian ini diharapkan dapat mengidentifikasi masalah-masalah implementasi manajemen informasi kearsipan statis dan bertujuan untuk memberikan rekomendasi kepada Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah DIY sebagai Lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi dalam mengimplementasikan manajemen informasi kearsipan statis agar dapat menciptakan birokrasi layanan publik yang  berjalan efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. 

Lokus dari penelitian ini yaitu Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY sebagai salah satu lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi yang mempunyai kewenangan untuk mengelola arsip statis, dan mempunyai prestasi dua tahun berturut-turut meraih nilai pengawasan kearsipan terbaik tingkat nasional dengan pengelolaan arsip statis sebagai salah satu indikator penilaian kearsipan. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif melalui wawancara, dokumentasi dan observasi lapangan. Informan dipilih secara purposive sampling berdasarkan kompetensi, kewenangan, dan profesi pekerjaan yaitu implementor kebijakan eselon II, arsiparis dan pelaksana kegiatan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa manajemen informasi kearsipan statis dalam pengelolaan data dan informasi kearsipan statis dengan dimensi teknologi informasi yang muncul dari kegiatan pengelolaan arsip statis dari tahapan akuisisi, pengolahan arsip, preservasi dan akses dan layanan arsip statis belum berjalan optimal dikarenakan belum adanya regulasi yang mengatur pengelolaan data dan informasi kearsipan statis sehingga ketika data dan informasi kearsipan statis dibutuhkan dalam rangka kebutuhan pengambilan kebijakan dianggap tidak responsif, kurang valid dan reliabel. Enam faktor yang berkontribusi dalam implementasi yaitu standar dan sasaran kebijakan, sumber daya, komunikasi antar organisasi dan kegiatan pelaksana, karakteristik agen pelaksana dan disposisi implementor, hal yang paling dominan berkontribusi yaitu belum adanya standar dan sasaran kebijakan yang jelas terhadap pengelolaan data dan informasi kearsipan statis dalam dimensi teknologi informasi dan perlunya dukungan sumber daya yang maksimal yaitu kemampuan sumber daya manusia dalam melaksanakan manajemen informasi kearsipan statis dengan dukungan fasilitas sarana dan prasarana komputer serta ketersediaan akses internet sebagai wadah pelaksanaan manajemen informasi kearsipan statis. Selain itu juga menekankan pentingnya manajemen informasi kearsipan statis agar dapat menciptakan birokrasi layanan publik yang berjalan efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.  

Tesis ini membicarakan penerapan manajemen informasi kearsipan statis berbasis teknologi informasi sebagai wujud konsep dasar New Publik Manajemen yang menekankan kinerja berorientasi hasil di sektor publik pelaksanaan pekerjaan pelayanan atau service kepada pelanggan, dalam hal ini pengguna arsip dan stake holder terkait dengan berorientasi pada prinsip efisien, efektif, dan ekonomis. Penelitian ini diharapkan dapat mengidentifikasi masalah-masalah implementasi manajemen informasi kearsipan statis dan bertujuan untuk memberikan rekomendasi kepada Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah DIY sebagai Lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi dalam mengimplementasikan manajemen informasi kearsipan statis agar dapat menciptakan birokrasi layanan publik yang  berjalan efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. 

Lokus dari penelitian ini yaitu Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY sebagai salah satu lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi yang mempunyai kewenangan untuk mengelola arsip statis, dan mempunyai prestasi dua tahun berturut-turut meraih nilai pengawasan kearsipan terbaik tingkat nasional dengan pengelolaan arsip statis sebagai salah satu indikator penilaian kearsipan. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif melalui wawancara, dokumentasi dan observasi lapangan. Informan dipilih secara purposive sampling berdasarkan kompetensi, kewenangan, dan profesi pekerjaan yaitu implementor kebijakan eselon II, arsiparis dan pelaksana kegiatan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa manajemen informasi kearsipan statis dalam pengelolaan data dan informasi kearsipan statis dengan dimensi teknologi informasi yang muncul dari kegiatan pengelolaan arsip statis dari tahapan akuisisi, pengolahan arsip, preservasi dan akses dan layanan arsip statis belum berjalan optimal dikarenakan belum adanya regulasi yang mengatur pengelolaan data dan informasi kearsipan statis sehingga ketika data dan informasi kearsipan statis dibutuhkan dalam rangka kebutuhan pengambilan kebijakan dianggap tidak responsif, kurang valid dan reliabel. Enam faktor yang berkontribusi dalam implementasi yaitu standar dan sasaran kebijakan, sumber daya, komunikasi antar organisasi dan kegiatan pelaksana, karakteristik agen pelaksana dan disposisi implementor, hal yang paling dominan berkontribusi yaitu belum adanya standar dan sasaran kebijakan yang jelas terhadap pengelolaan data dan informasi kearsipan statis dalam dimensi teknologi informasi dan perlunya dukungan sumber daya yang maksimal yaitu kemampuan sumber daya manusia dalam melaksanakan manajemen informasi kearsipan statis dengan dukungan fasilitas sarana dan prasarana komputer serta ketersediaan akses internet sebagai wadah pelaksanaan manajemen informasi kearsipan statis. Selain itu juga menekankan pentingnya manajemen informasi kearsipan statis agar dapat menciptakan birokrasi layanan publik yang berjalan efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.  

Kata Kunci : Implementasi, manajemen informasi, kearsipan statis