Analisis Proses Pengadaan Label Produk Kosmetik PT ABC

Meidi Yuliandi, Prof. Suadi, M.Agr.Sc., Ph.D

2023 | Tesis | S2 MANAJEMEN (MM) JAKARTA

PT ABC merupakan afiliasi perusahaan kosmetik multinasional Jepang. Untuk bisa berusaha di Indonesia, maka PT ABC perlu mengikuti kewajiban dari otoritas, salah satunya mencantumkan label produk kosmetik sesuai ketentuan yang berlaku. Namun, PT ABC masih memiliki proses alur kerja pengadaan label produk yang sebagian besar dilakukan secara manual. Dengan adanya temuan tersebut, PT ABC perlu melakukan evaluasi dan optimasi proses.

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi aktivitas bernilai tambah dan tidak bernilai tambah menggunakan Value Stream Mapping (VSM), serta akar permasalahannya menggunakan diagram tulang ikan. Hasil penelitian lebih lanjut digunakan untuk menyusun rekomendasi dalam peningkatan akurasi informasi dan pengurangan keterlambatan proses pengadaan label produk kosmetik di PT ABC. Data penelitian didapatkan lewat wawancara secara semi terstruktur dengan 9 narasumber yang terlibat dalam proses pengadaan label produk di PT ABC, yang kemudian dianalisis menggunakan metode analisis tematik dan sudah tervalidasi secara kualitatif oleh pihak manajemen PT ABC.

Hasil penelitian menunjukkan terdapat 32,8% aktivitas bernilai tambah, 52,3% tidak bernilai tambah, dan 14,9% tidak bernilai tambah namun diperlukan akibat pemborosan waktu tunggu untuk konfirmasi dan pengecekan berulang yang disebabkan karena proses manual dan kelalaian manusia. Oleh sebab itu, PT ABC disarankan untuk melakukan sinkronisasi data dan menggunakan teknologi inkjet untuk meminimalisir proses manual dan variasi label. Hasil dari rekomendasi menunjukkan aktivitas yang bernilai tambah sebesar 80,8?ngan peningkatan sebesar 146%, aktivitas yang tidak bernilai tambah berhasil berkurang 100%, dengan aktivitas yang tidak bernilai tambah namun diperlukan tetap ada sebesar 19,2%. Hal ini diharapkan bisa menjadi pertimbangan bagi manajemen PT ABC untuk perbaikan yang berkelanjutan, sinkronisasi data dan proses, serta peningkatan akuntabilitas individu untuk menghasilkan kinerja tim yang tinggi serta produk yang sesuai dengan standar dan data yang akurat.

PT ABC is an affiliate of a Japanese multinational cosmetics company. To be able to do business in Indonesia, PT ABC needs to follow the obligations of the authorities, one of which is to include labels for cosmetic products in accordance with applicable regulations. However, PT ABC still has a workflow process for procuring product labels which is mostly manual. With these findings PT ABC needs to evaluate and optimize the process.

This study aims to identify value-added activities, non-value-added activities using Value Stream Mapping (VSM) and their root causes using a fishbone diagram, develop recommendations to improve information accuracy and reduce delays in the procurement process for cosmetic product labels at PT ABC. Data was obtained through semi-structured interviews with 9 interviewers who are involved in the product label procurement process at PT ABC, which was then analyzed using the thematic analysis method and has been validated qualitatively by PT ABC management.

The results show that there are 32.8% value-added activities, 52.3% non-value added, and 14.9% necessary non-value added due to wasted waiting time for confirmation and repeated checking caused by manual processes and human negligence. So, it is recommended to synchronize data and use inkjet technology to minimize manual processes and label variations. The recommendations show that 80.8% is value added activities with an increase 146.0% and 100?crease in non-value added activities, but there is 19.2% necessary non-value added It can be a consideration for PT ABC management for their continuous improvement, data and process synchronization, as well as increasing individual accountability to produce good team performance. high in producing products according to standards and accurate data.

Kata Kunci : Value Stream Mapping, Diagram Tulang Ikan, Pemborosan, Manual, Kelalaian Manusia