Analisis Prosedur Pengawasan Kearsipan Internal oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di Pemerintah Kabupaten Ngawi

NIA NURIANA FEBRIANTI, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas mengenai prosedur pengawasan kearsipan internal dan analisis terhadap pelaksanaan pengawasan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipandi Pemerintah Kabupaten Ngawi. Tujuan penelitian ini adalah menjelaskan secara rinci prosedur pengawasan kearsipan internal yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan terhadap Pemerintah Kabupaten Ngawi dan menganalisis pelaksanaan pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan terhadap Perangkat Daerah di Pemerintah Kabupaten Ngawi.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Metode pengumpulan data dilakukan dengan tiga teknik yaitu, wawancara, obersevasi, dan studi pustaka. Observasi dilakukan dengan pengamatan terhadap pelaksanaan pengawasanoleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Wawancara dilaksanakan dengan informan yaitu tim pengawas dan pengelola kearsipan di objek pengawasan. Studi pustaka dengan mencari sumber referensi yang mendukung data atau informasi selama penelitian pengawasan kearsipan.Penulis menggunakan studi pustaka dalam bentuk jurnal, buku, dan peraturan tentang pengawasan kearsipan.
Hasil dari proyek akhir ini menunjukkan prosedur pelaksanaan pengawasan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipanyaitu mulai dari tahap perencanaan dengan menyusun Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) dan Rencana Kerja Audit (RKA). Selanjutya tahap pelaksanaan yang terdiri dari audit kearsipan dan monitoring.Tahap terakhir adalah pelaporan yang disusun oleh tim pengawas. Hasil pengawasan kearsipan berupa Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) yang disampaikan kepada objek pengawasan  dan LAKI Konsolidasi yang disampaikan kepada Bupati sebagai tindak lanjut pengawasan. Selanjutnya penulis melakukan analisis terhadap pelaksanaan pengawasan kearsipan internal oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi yaitu kegiatan monitoring yang berkelanjutan memberikan peningkatan terhadap penyelenggaraan kearsipan, ada beberapa kendala yang tidak bisa dipaksakan yaitu terkait anggaran, dan perlunya kesiapan baik tim pengawas maupun objek pengawasan.

This final project discusses internal archival supervision procedures and analysis of the implementation of supervision by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan at Pemerintah Kabupaten Ngawi. The aim of this research is to explain in detail the internal archival supervision procedures carried out by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan at Pemerintah Kabupaten Ngawi and to analyze the implementation of archival supervision carried out by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan to Perangkat Daerah at Pemerintah Kabupaten Ngawi
This research uses a qualitative approach with descriptive methods. The data collection method was carried out using three techniques, namely, interviews, observation and literature study. Observations were carried out by observing the implementation of supervision by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Interviews were conducted with informants, namely the auditor and auditee. Literature study by looking for reference sources that support data or information during archival supervision research. The author uses literature study in the form of journals, books, and regulations regarding archival supervision.
The results of this final project show the procedures for implementing supervision by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, namely starting from the planning stage by preparing the Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) and Rencana Kerja Audit (RKA). Next, the implementation stage consists of archival audits and monitoring. The final stage is reporting prepared by the supervisory team. The results of archival supervision are in the form of an Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) which is submitted to the object of supervision and a Consolidated LAKI which is submitted to the Regent as a follow-up to supervision. Next, the author carries out an analysis of the implementation of internal archival supervision by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi, namely that continuous monitoring activities provide improvements to the administration of archival, there are several obstacles that cannot be imposed, namely related to the budget, and the need for readiness of both the auditor and the auditee.

Kata Kunci : Kearsipan, Monitoring, Audit