Prosedur Analisis Kebutuhan Arsiparis Guna Menunjang Pengelolaan Arsip Dinamis di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Deva Yelinta Sari, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Tujuan dari proyek akhir ini adalah untuk mendeskripsikan proses analisis kebutuhan arsiparis dan mengetahui kondisi sumber daya manusia yang mengelola arsip di RSUP Dr. Sardjito. Analisis kebutuhan arsiparis dilakukan dengan analisis jabatan dan analisis beban kerja yang berpedoman pada peraturan pemerintah.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan penjabaran secara deskriptif. Data diperoleh dengan tiga metode, yaitu observasi, wawancara, dan studi dokumen. Observasi yang dilaksanakan terdiri dari observasi partisipasi pada kegiatan pengelolaan arsip dinamis dan non partisipasi pada analisis kebutuhan arsiparis dengan melakukan pengamatan secara menyeluruh. Wawancara dilaksanakan secara semi terstruktur melalui wawancara langsung. Studi dokumen yaitu membaca dan mengkaji terkait tema proyek akhir.

Hasil dari penelitian ini adalah prosedur analisis kebutuhan arsiparis terdiri dari analisis jabatan yang dibutuhkan dan analisis beban kerja untuk mengetahui banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan sesuai dengan jabatannya dalam jangka waktu tertentu. Kendala yang dialami dalam pengadaan arsiparis yaitu ketidaksesuaian antara jabatan yang dibutuhkan dengan formasi yang diusulkan dalam konteks pengadaan arsiparis merujuk pada perbedaan atau ketidakcocokan antara jenis atau jumlah jabatan yang seharusnya dibutuhkan dalam sebuah organisasi atau instansi dengan jabatan-jabatan yang diajukan atau diusulkan untuk diisi dalam rencana formasi. Kesimpulan dari proyek akhir ini adalah analisis kebutuhan arsiparis sudah dilakukan dengan baik. Namun, perlu diperhatikan lagi untuk pengadaan kebutuhan jabatan fungsional arsiparis.

The purpose of this final project is to describe the process of analyzing records manager needs and knowing the condition of human resources who records management at Dr. Sardjito Hospital. The analysis of records manager needs is carried out by analyzing positions and analyzing workloads based on government regulations.

This research is a qualitative research with descriptive explanation. Data were obtained using three methods, namely observation, interview, and document study. The observations carried out consisted of participatory observations on dynamic archive management activities and non-participatory on records manager needs analysis by making thorough observations. Interviews were conducted in a semi-structured manner through direct interviews. Document study is reading and reviewing related to the theme of the final project.

The result of this research is that the procedure for analysis the needs of records manager consists of analyzing the positions needed and analyzing the workload to find out the amount of work that must be completed according to their position within a certain period of time. The obstacles experienced in the procurement of records manager, namely the mismatch between the required positions and the proposed formations in the context of records manager procurement, refer to the difference or mismatch between the type or number of positions that should be needed in an organization or agency and the positions proposed or proposed to be filled in the formation plan. The conclusion of this final project is that the records manager needs analysis has been done well. However, more attention needs to be paid to the procurement of records manager functional position needs.

Kata Kunci : Analisis Kebutuhan Arsiparis, Arsiparis, Pengelolaan Arsip Dinamis.