Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Ngawi

Junesia Angella Wisda, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Tujuan dari proyek akhir ini adalah untuk mendeskripsikan hasil analisis pengelolaan arsip dinamis di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Ngawi. Lingkup yang diteliti mencakup tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip dinamis. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data terdiri dari kegiatan observasi, wawancara dan studi dokumen. Sementara teknik analisis data yang digunakan meliputi kegiatan tidying up, finding items, creating stable sets of items, cerating patterns, dan assembling structure. Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara garis besar pengelolaan arsip dinamis di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Ngawi telah dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan serta prosedur serta konsepsi Schellenberg. Prosedur yang digunakan antara lain Tata Naskah Dinas, Sistem Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip serta Jadwal Retensi Arsip. Di samping itu, masih terdapat beberapa kendala seperti belum dilaksanakannya pemberian kode klasifikasi untuk arsip aktif kepegawaian, masih terdapat arsip inaktif tidak teratur yang belum dipindah dan masih berada di unit pengolah/central file, serta penyusutan arsip yang pelaksanannya kurang sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Sedangkan sarana prasarana yang tersedia telah memadai untuk keseluruhan tahap pengelolaan arsip dinamis.

This final project aims to describe the result of an analysis regarding the recordkeeping at Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Ngawi Regency. The scope of this research includes the stages of creation, use and maintenance to disposition of records. This research is a qualitative research with a descriptive approach. Data collection techniques consist of observation, interviews and document studies. While the data analysis techniques used include tidying up, finding items, creating stable sets of items, cerating patterns, and assembling structure. The results showed that in general, the recordkeeping at Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Ngawi Regency has been carried out properly and in accordance with procedures and Schellenberg's conception. The procedures used include the Official Document Management, Classification System, Security Classification System and Records Access, and Records Retention Schedule. However, there are still some obstacles such as the lack of implementation of Classification System for active personnel file, there are still irregular records that have not been moved and are still in the central file, and disposal whose implementation is not in accordance with the Records Retention Schedule. Meanwhile, the availability of their infrastructure is adequate for all stages of recordkeeping.

Kata Kunci : Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip Dinamis, Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan